回答を得るまでの時間と回答率の低さが課題でした。

以前の安否確認体制は、災害が発生したら、事業所もしくはチームの管理者が起点となって電話による連絡網を回し、安否状況を確認するもの。電話がつながらない従業員がいた場合は、管理者から再度電話する体制でした。

時間がかかっていたうえに、最後まで電話がつながらない従業員も3割ほどいて。休日の場合、その割合も増えるため、安否確認体制が整っているとは言えない状況でした。

また、もう1つ大きな課題がありました。当社は東京にある本社にくわえ、島根県と長崎県にも事業所があります。さらに出張も多く、北海道から沖縄、ときには離島に行くケースもあり、常に従業員が日本各地にいるという状態なんです。そのため、地方で災害が起きた場合、「災害があった地域に従業員がいるか」といった情報を集めるのが大変で、安否確認が必要か判断するまでにも時間がかかっていました。

このような課題を解決するため、管理者側にとっても従業員側にとっても対応する手間がかからず、迅速に安否確認を行えるシステムの導入が必要だと判断しました。

「安否確認システムの導入を考えている」と全社に伝えたところ、島根の事業所の従業員が「信頼できる会社が開発しているシステムがある」とトヨクモの安否確認サービス2を紹介してくれたんです。ほかのシステムと比較検討もしたのですが、最終的には安否確認サービス2が当社に適していると考えました。

振り返ってみると、かなりのスピード導入でしたね。安否確認システムの導入を検討し始めてから1週間以内には安否確認サービス2の導入を決定し、体制構築の準備を進めていました。

一番の決め手は、簡単で分かりやすい操作性です。

緊急時に複雑で手間がかかる作業を求められても、従業員は対応できないでしょう。電話の「めんどくささ」が以前の安否確認体制における回答率の低さの原因だと考えていたため、操作が簡単で手間がかからないシステムを導入しようと決めていました。

その点、安否確認サービス2はメールやアプリから安否状況を回答するだけ。直感的に操作できて手間もかからないので、回答率もあがると考えました。

また、災害があった際に安否確認を実施する対象地域を複数登録できることも魅力でした。オフィスがある地域にくわえ、従業員の自宅や出張先の地域も登録できるため、漏れなく安否確認を行えます。拠点が複数あり、出張も多い当社にとっては最適なシステムだと考え導入しました。

日本は災害大国ということもあって大規模な自然災害が多いので、年に複数回、安否確認サービス2が稼働する機会があります。今年の元日に発生した令和6年能登半島地震をはじめ、令和元年の九州北部豪雨や台風19号の際も、対象地域在住の職員に対して安否確認連絡が自動で一斉配信され、速やかに安否確認が実施できました。従業員への一斉配信から回答の集計まで自動で行われるのは本当に便利です。

大きく向上しました。以前までは回答が集まるまでに数時間もかかっていましたが、いまは6割以上の従業員が、安否確認を実施してから30分以内に回答してくれます。数時間もすれば、ほぼ全ての従業員が回答してくれるようになりました。

電話で安否確認を行っていたときとは比較にならないほど、盤石な体制を整備できたと感じています。

全国各地にオフィスがある会社や、出張が頻繁に発生する会社にとって、最適なシステムだと思います。

災害発生時、安否確認が自動で実施される対象地域を、オフィスの場所や出張先にあわせて複数登録できる。この機能は当社にとって、非常に大きなポイントでした。

会社によっては山間部や離島など、電話がつながりにくい場所に従業員が滞在することもあるでしょう。そういった場合でも、メールやアプリを活用する安否確認サービス2であれば問題なく安否確認を実施できるため、安心して従業員を送り出すことができます。

現在、安否確認サービス2の『掲示板機能』を活用して、災害にあった従業員には自宅やオフィスの被害状況を写真や文章で共有してもらうようにしています。これによって、詳細に状況を把握できるようになり、より迅速かつ適切な初動対応が可能になりました。

また、コロナ禍においては、従業員に発熱の有無を毎日報告してもらう場としても利用していました。

緊急事態における連絡手段として、稼働が安定していて、手軽に連絡できる安否確認サービス2は非常に有用だと感じています。今後は安否確認だけでなく、BCPの観点からも活用方法を検討していきたいですね。

※掲載内容は取材当時のものです。