以前は災害時の連絡方法として、NTTの伝言ダイヤルなどを従業員に周知していましたが、様々な新しいツールが出てきている中で、時代に合っていないなと感じていました。

また、弊社は業務で個人情報や企業情報を多く扱う関係上、情報セキュリティに関する取り組み（ISO27001 取得済）を継続的に推進しており、緊急時の対応を強化していく過程で、2019年1月にまずは別の安否確認システムの利用を開始しました。

ですが、同年10月の台風による悪天候の際に「地震だけでなく、特別警報についても自動送信に対応しているサービスの方が良いのでは」という議論が浮上し、2、3ヶ月程度の検討期間を経て、2020年1月から『安否確認サービス2』の利用をスタートしました。

操作性、セキュリティ面、コスト面が他社サービスと比較して優れている点ですね。

まず、操作性に関しては、サイボウズ株式会社の元子会社ということもあり、弊社で利用しているGaroon（ガルーン）とUIが似ており、非常に良かったです。

続いてセキュリティ面に関してですが、個人が登録した連絡先は、管理者であっても確認できないという仕様が従業員にとっては登録に対する抵抗が少なく、管理者にとっては、管理する情報が少なくなるため、双方にとってメリットしかないと思います。

最後にコスト面では、特別警報に対応している安否確認システムの中で、安否確認サービス2が一番安価でした。

メッセージ機能を主として活用しています。
利用しているグループウェアのGaroonにもメッセージ機能はありますが、従業員の個人携帯からグループウェアを閲覧することは、情報セキュリティの兼ね合いもあり推進しづらい状況でした。

ですが、システムとは別に独立した安否確認サービス2ですと用途が限定的になり、従業員の個人端末で使用することのリスクを軽減できます。なおかつ、安否確認サービス2には複数の連絡先（メールアドレス4つ、専用アプリケーション連携、LINE連携）を登録できますので、メッセージの到達性が高まる点も、機能として使いやすいと感じています。

弊社がオフィスを構える香川県は立地上、幸いなことに大きな災害が発生することがほとんど無く、自動送信が必要になるほどの事象にはまだ遭遇していません。

それ以外の活用というところで、 新型コロナウイルス感染者の発生連絡や、特別警報が出るほどではない悪天候時の出勤抑制の連絡に、メッセージ機能をうまく使用できていると思います。

私自身も含め従業員からの不満や、操作が分からないといった声は無く、利用に困ったことは全くありません。そのため、減点材料もなく満足度は非常に高いです。

管理者としては、一斉送信に対する回答の集計結果が一目で分かることと、その回答をしたのが誰であるのかがワンクリックで分かる点は、ちょっとした手間をうまく省いてくれていて便利であると感じています。

どちらかというと、使う状況に無い方が良いサービスでもあるので、契約しているという安心感が大きいですね。

どのような会社にもおすすめできますが、安否確認サービス2のみで安否確認から事後の動きまでカバーすることが可能なので、現状何もツールを使用していない会社に大きな効果をもたらすのではないか、と思います。

安否確認の自動送信と回答集計、その後の対応に活用できる掲示板やメッセージの機能を踏まえて、いざという時の連絡手段が欲しいと思っている会社にもおすすめですね。

準備なしでいきなり通知が来るという、本番想定に近い形の訓練になりますので、実際に従業員が対応できているのかを計る良い目安になると感じて参加しています。

訓練後にいただけるレポートで、訓練の結果を他社（全体平均）と見比べられることも、自社の対応力を確認するいい機会だと思いますね。

レポートは一部関係者で閲覧するのみで、まだ上手く活用できていない状態です。 

2022年より2023年の方が、従業員の回答の反応が鈍っているので、訓練だと油断することのないよう会社としての呼びかけや、レポートを使っての意識改革の検討が必要だと感じています。
先にお話ししたとおり、香川県は大きな災害が少ない土地柄でもあるので、もしかしたらその辺りの油断も関係あるかもしれないです。 

費用、準備などが一切無しで参加できる、全国一斉訓練には参加しない理由がありません。また、いざという時の備えとして、訓練を継続していくこと、毎年数字を向上させていくことに強い意味があると考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。