岩本さん：深見特許事務所に所属して30年、事務職として入社しましたが、総務部に移り現在は総務部長として防災や防火などの担当を担っています。同時に従業員の安否確認における運用も業務に含まれるということで、この度担当者となりました。

ミッションについてですが、従来はBCPについてあまり意識していなかったというのが正直なところです。しかし、2018年に大阪府北部地震が発生した際、早朝だったことから事務所に到着している従業員が少なく、問い合わせが来ても対応できないという状況に陥ってしまい、早急にBCP対策を検討すべきだと感じました。当時は、事務所に十分な人手があって初めてどうにか対応ができるという環境でしたし、私自身エレベーターが止まったため出勤が遅れ、状況が把握できずに非常に困りました。

岩本さん：サーバーを安全なところに置く、緊急時における確実な連絡方法を確立する、非常食を備蓄するなど、有事の際に備えた細かい対策はできる限り行っています。現状としては、安否確認サービス2の導入も含めクライアント様にご迷惑をおかけしないよう必要な対策を行い、ビルの防災訓練が実施される際は参加するという形ですね。

岩本さん：何より大阪府北部地震の際、スムーズに連絡が取れなかったことが大きいです。当時、電話やメールなど連絡手段はいくつかあったのですが、通信が不安定だったことに加え、早朝だったことから対応できる人員を確保することができませんでした。やっと連絡がついても、出社すべきかどうか判断する人が現場にいなかったんです。そこで、所内で安否確認システムの必要性について議論を行い、導入を決めました。

有事の際、もちろん事業継続やクライアント様への対応も重要事項ではありますが、最も大切なのは従業員の安否です。大阪府北部地震の被災下においてもどうにか出勤し、事務所がある26階まで歩いて上った従業員が沢山いました。正しい情報を全従業員に共有し、それぞれの状況を管理者が把握できるような環境を作りたい、そんな想いからシステムの導入に至りました。

岩本さん：とくに魅力を感じたのは、従業員が各自メールアドレスを登録するだけで運用ができるという点です。これまで当事務所では、緊急時には1人ひとりに電話やメールで連絡を行っていました。しかし個人情報の取扱が厳しくなり、派遣社員など、会社での管理が難しい場合も出てきました。そんな中、安否確認サービス2は各自で登録作業を行う、しかも担当者が管理する必要がないというシステムだったので、従業員、担当者双方にメリットがあると感じました。実際に安否確認サービス2を導入した際、管理側にメールアドレスを知られることがなく、個々のプライバシーが守られるという点は、全従業員に登録してもらう動機づけとして十分な効果があったと実感しています。

岩本さん：コロナが流行し始めた頃、まだまだ情報が少ない状況下において、所内で罹患者が出た際に周囲の席の従業員に対して迅速に連絡を取るために活用しました。例えば週末に罹患が発覚した場合、周囲の席の従業員に対しては必ず陰性の結果を受けた上で出社するよう連絡をしたかったんです。安否確認サービス2の「掲示板」機能を使うことで迅速な情報共有、相互確認ができるようになったため、濃厚接触者の概念がなくなった2023年の5月まで長く活用させていただきました。

岩本さん：とくにアクションを起こしたわけではなく、日々システムに触れる機会を作ることで、通知を確認する意識・習慣が自ずと身についたのだと思います。当事務所では、システムを導入した当初から全国一斉訓練に参加させていただいていますが、業務時間中に実施されることにより、通知の確認が後回しになることもあったようで、導入当初は従業員の回答に時間がかかっていたんです。しかし3年間に及ぶコロナ禍において、平時から掲示板代わりに活用してきたことが成果となって現れている気がします。今なら万が一災害が発生しても、迅速に従業員の安否確認や被災状況の把握ができると思いますね。

現状、所内におけるシステム定着のために全国一斉訓練に参加していますが、一方で情報をリフレッシュさせる目的もあります。中にはメールアドレスを変更しても、システム内の登録情報を変更していないケースもあるので、返信がなかった方に関しては1人ひとり確認していますね。また、全国一斉訓練終了後にいただく訓練レポートについては、その結果を全従業員で共有しています。システム導入後に大きな災害が発生したことがないので、実際どうなるかは本当に分かりません。ただ、今はとにかく全従業員の安否確認が確実にできるという点において、管理者としてすごく安心して運用ができています。

岩本さん：システム導入やその後の運用に関しても、とくに問題はありませんでした。先日、設定について質問させていただいたのですが、トヨクモさんのカスタマーサポートはレスポンスが非常にいいんですよね。今回の件も、非常に丁寧かつ迅速に対応していただけたので、いつでも安心して問い合わせができる環境だと思います。

岩本さん：当事務所はこれからもBCP対策に取り組み、その強化に努めなければならないという段階です。その中で災害時に従業員の安否確認をしたり、施設の被災状況を確認したりして、事業継続・復旧のために必要な情報を集めて、指示を出すツールとして安否確認サービス2を活用していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。