平常時における情報共有ツールとしても期待

実際に、安否確認サービス2をどのように活用されていますか？

昨年2023年に安否確認サービス2を導入して、現在は安否確認体制の構築、くわえて災害時を想定した安否確認訓練で運用しています。

安否確認サービス2の社内周知については、システム登録案内を多言語に翻訳して実施しました。前述したように、弊社には外国籍の従業員も多いため、システムの案内を5カ国語に翻訳し、全従業員が登録できるようにしていますね。

今後は、一斉送信機能や掲示板機能も合わせて、平常時における業務で活用できないか検討を進めています。我々の業務は、飛行機のフライト時間が変更になったり、各航空会社によるレギュレーションが変わったりと、日々変化が激しいものです。それに伴った社内の情報共有において、安否確認サービス2の掲示板機能は情報共有ツールとして活用できるのではないか、と考えています。

安否確認サービス2を活用されていくなかで、どのような成果がありますか？

導入当初、設定方法を説明した際に、ある従業員からは「このようなシステムがあることで安心しますね」と言ってもらえました。導入を進めた側としては、嬉しいコメントですね。

今後、まずは3月11日に、役員・社員全員で災害時のシミュレーションをしよう、と計画しています。これを機に、社内の防災意識も少しずつ高めていくきっかけとできれば、と考えています。

安否確認サービス2に対する満足度はいかがですか？

導入および運用に時間と手間がほとんどかからず、非常に満足しています。導入時はcybozu.comからデータを読み込むことで、全従業員の登録・設定が3日ほどで完了しました。

また、試用期間から契約後にいたるまで、システム開発元であるトヨクモから小まめにサポートいただけたのも迅速に運用を開始できた理由の一つです。感動するくらい、きめ細やかにフォローしていただいて、とても心強く思いました。

どのような会社に安否確認サービス2をすすめたいですか？

cybozu.comを使用している企業は、従業員情報といったデータの登録・管理がしやすく、簡単に運用できると思うので、おすすめです。万が一わからない点があっても、サポート体制がしっかりしているので安心して運用できます。

また、弊社のような、従業員が1か所の広域な場所で働いているような企業には、情報を一斉共有するツールとしても活用できるのではないでしょうか。

今後、安否確認サービス2を使った防災対策の展望を聞かせてください。

繰り返しになってしまいますが、今後は情報を正確かつ迅速に共有するため、掲示板機能を活用できればと考えています。弊社では役員・従業員全員が個人のスマートフォンに安否確認サービス2のアプリをインストールしているため、より業務連絡が効率的に進められることを期待しています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

90:Td65,

BCP策定の一歩目として、安否確認システムを導入

安否確認サービス2を導入するまでの経緯を教えてください。

中村さん：安否確認サービス導入前の弊社は、防災対策に不足が多く見られる状況でした。しかし、東日本大震災を経て、会社としてこのままではまずいだろうとBCP策定を進めることに。

その第一歩として、まずは安否確認の体制の再構築から始めたんです。さまざまシステムを検討するなかで安否確認サービス2の前身である安否確認サービスにたどり着きました。

安否確認サービスを導入する前は、どういった方法で安否確認を行っていましたか？

中村さん：当時は電話による緊急連絡網を回し、結果をExcelで集計するという方法でした。基本的には各部署の責任者に連絡を任せていたのですが、連絡漏れなどが発生するため、総務からも従業員全員に連絡していました。そのため、かなり時間と手間がかかっていたんです。

そもそも災害時には電話がつながりづらく、また、自分が被災している時に会社からの電話に対応するかと言われればしない人も多いでしょう。そういった背景もあり、従来の安否確認体制は機能しているとは言えないものでした。この問題を解決するためにも、管理者と従業員どちらの負担も少ないシステムを求めていました。

安否確認サービスを選んだ決め手を教えてください。

中村さん：一番の決め手は費用面です。

弊社では、複数の都道府県を行き来して営業活動をしている従業員も多く、在籍地域以外の場所にいるときに被災してしまう可能性もあります。そのため、GPSを基準に対象者に安否確認を送ることができるシステムも検討したのですが、プライバシー保護と個人情報管理の観点から考えるとリスクが大きく、また費用も高額になります。

安否確認システムは活用できる場面が限られていることもあり、そこまで費用はかけられません。そのため、費用感のあうシステムのなかから、セキュリティが強固なもの、弊社の課題にあわせて設定をカスタマイズできるものを調べ、比較検討しました。

その結果、操作性やカスタマイズの柔軟性、セキュリティへの信頼性、災害が起きた時にシステムが停止しない安全性など総合的に導入するメリットが大きいと感じたのが、安否確認サービスだったんです。実際に活用を始めたところ想像以上に効果的で、10年以上利用を続けています。

91:Te1d,

安否確認サービス/BCPを周知するため、全部署参加必須の説明会を実施

安否確認サービスを導入後、どのように活用していますか？

中村さん：地震などの災害時における安否確認やその訓練で活用しています。

弊社では、震度5強以上の地震が発生した場合、該当地域の事業所に在籍している従業員に自動で安否確認通知が送信されるよう設定しています。営業範囲が広い本社の従業員に対しては、在籍地域だけではなく、営業範囲内で地震が発生した際にも通知が送られるように設定し、安否確認に漏れがないようにしました。

また、システム導入に伴ってBCP策定も進め、災害時に必要な対応などもまとめました。地震発生時点で対策本部を立ち上げ、従業員の安否情報はそこで集計するようにしたんです。

しかし、導入してから数年は幸いなことに大きな地震が発生しませんでした。安否確認サービスを活用する機会もなく、導入時に決めたBCPが形骸化。防災訓練や従業員への周知もほとんどできていない状況でした。

BCPが形骸化してしまうと、いざという時の対応も難しくなってしまいますね…。

中村さん：そうなんです。そのことが会社としても問題になり、さらに首都直下型地震など大災害が発生するリスクも年々高まっていると考え、あらためて安否確認を含むBCP策定に力を入れることになりました。

青野さん：私は、BCPの形骸化が問題視され始めたタイミングで安否確認サービスの運用担当になりました。ちょうどその時期に、安否確認サービスもリニューアルがあり、安否確認サービス2に切り替わったんですよね。

タイミングが重なったこともあって、この機会に安否確認サービス2の社内周知を進めるべきだと担当者内で話がまとまり、オンラインでの全部署対象の説明会を開催。そこで、安否確認サービス2の基本的な使い方や、掲示板機能などの活用方法、管理者に対しては集計結果の確認方法などを一通り説明しました。

あらためて社内周知を徹底した結果、どういった変化がありましたか？

青野さん：安否確認の回答率に顕著な変化がありましたね。導入して数年の間は、安否確認システムを利用しての回答率は60％に届いていなかったんです。

ですが、先に述べた説明会のほか、新入社員研修時にBCPの重要性を説いたり、年2回の安否確認訓練を実施したりすることで、関東圏における安否確認訓練の回答率は90％近くまで上昇し、地方では100％に到達するように。直近の令和6年能登半島地震でも、安否確認の回答率は100％でした。

92:Tc2e,

「災害時でも連絡手段が確立されている」という安心感がある

実際に安否確認サービス2を運用いただいたご感想を教えてください。

髙水さん：ITやシステムに関する専門知識がなくても、簡単に運用できるのでとても助かっています。直感的に操作できるので、少し学べば誰でもすぐに運用できるようになるんですよね。

安否確認への回答もメールやアプリの回答欄にチェックをつければ完了。時間としては1分もかからないため、回答率が90〜100％と高い水準に改善されたのだと考えています。

また、集計の簡易さも魅力です。私は令和6年能登半島地震が、安否確認サービス2を実際の災害で運用する初めての機会でした。訓練で活用していたとはいえ不安でしたが、回答が自動で集計され結果が一目でわかる状態になっていたため、状況を正確かつ迅速に確認できました。運用担当者としての負担はほとんど感じませんでしたね。

安否確認サービスを導入する前は、連絡から集計に至るまでの全ての作業を人力で行っていたことを考えると、間違いなく安否確認の体制は改善されているとおもいます。

『安否確認サービス2』のシステムとしての満足度はいかがでしょうか？

中村さん：とても満足しています。災害時に自動で安否確認が行える仕組みが整備できました。地震などによって万が一会社の通信機器やシステムがほとんど停止してしまったとしても、クラウドサーバーで動く安否確認サービス2は止まることがありません。掲示板機能などもあり従業員への連絡手段としても使用できるため、「災害時でも連絡手段が確立されている」という安心感は大きいですね。

今後はシステム周知をさらに進めたいです。まずは全地域で安否確認訓練における回答率100％の達成を目指す。そのために、質の高い訓練の実施や社内教育を徹底していきます。

また、BCP全体もアップデートしていくことを計画しています。安否確認訓練を通して会社全体の緊急時対策の当事者意識を高め、さらに対応内容を全て明文化。いざという事態が起きた時に、「会社と従業員を守る体制」「止まらないNOHARA」を実現していきます。

93:Tbf0,

従業員への連絡手段が統一できていなかった

安否確認サービス2導入前に抱えていた、安否確認に関する課題を教えてください。

安否確認にかかる膨大な手間と時間が課題でした。

安否確認サービス2導入前は、各職場内で班分けをし、ボトムアップ伝達（班員→班長→上司）で安否確認を行っていたんです。連絡から回答集計まで、全て手動で行っていたため、安否状況を把握するまでにかなり時間がかかっていました。

従業員に連絡する手段が統一されていなかったことも大きな課題でしたね。緊急連絡網は整備していたものの、人によって電話やメール、SMS、LINEと使用する連絡手段が異なっており、安否確認に手間がかかる要因になっていました。

弊社としても連絡手段の統一を検討しましたが、スマートフォンを持っていない、メールを見ない、個人情報を共有したくないといった従業員それぞれの事情があり、当時は難しく……そのような状況だったため、連絡が行き届かないというトラブルもよく起きていました。

管理者に大きな負担がかかってしまう状況だったんですね。安否確認サービス2を導入することになった経緯を教えてください。

会社としてはじめて実施した安否確認訓練が、システム導入のきっかけとなりました。安否確認の連絡を行って、回答の集計が完了するまでに丸一日かかってしまったんです。

訓練前も安否確認の体制は改善する必要があるとは考えていたのですが、この結果をみてあらためて危機感を覚えました。会社として一刻も早く対応すべきだという動きになり、作業を自動化する、連絡手段を統一するという目的をもって安否確認システムの導入を決定。いくつかのサービスを比較検討し、安否確認サービス2を導入しました。

安否確認サービス2を選んだ決め手はどういった点でしたか？

操作性と価格面が、最終的な決め手になりましたね。

管理者側も簡単に運用できるのはもちろん、回答する従業員側も手軽に直感的に対応できます。導入から複数回訓練を行いましたが、操作方法に関して質問が寄せられたことはありません。

あとは価格面。安否確認システムは長期間継続して利用するものなので、安否確認サービス2のランニングコストの低さは魅力的でした。

94:Tcda,

自動化を実現したことで、安否確認を3時間で完結できるように

安否確認サービス2を導入後、どのように活用していますか？

災害発生時の従業員の安否確認に活用できるよう、現在は年2回の訓練を通してシステムの周知、防災意識の向上を図っています。

安否確認サービス2を導入したことで、安否確認にかかる時間がかなり短縮されました。
従来は手動で行なっていた連絡や集計の作業が全て自動化され、従業員への一斉連絡が可能になったことが大きな理由です。丸一日かかっていた安否確認が現在は3時間ほどで対応できるようになりました。

もちろん回答率も100％。迅速かつ手間なく、従業員の安否状況を確認できる体制が実現できました。

あらためて、安否確認サービス2のシステムとしての満足度を教えてください。

とても満足しています。

安否確認の連絡や集計にかかる時間が短縮できるほか、回答状況をリアルタイムで確認できることも安否確認サービス2の魅力。緊急事態発生時、万が一連絡が返ってこない従業員がいた場合もすぐに個別に対応できます。

ただやはり一番の導入メリットは、導入するだけで安否確認の手間が削減できる点だと感じていますね。複雑な初期設定や操作が必要ないほか、サポートも充実しているため、スムーズに導入できます。弊社の場合、導入から1〜2週間で実際にシステムを利用できる体制を構築できました。

安否確認を自動化したい会社や、できるだけ早くシステムを導入したいという会社には本当におすすめできるものだと思います。

最後に、今後どのように安否確認サービス2を活用していきたいか教えてください。

緊急事態に備え、引き続き訓練に活用し、安否確認体制をより盤石なものにしていきます。

それだけでなく、平常時における全社への連絡手段としても活用していきたいですね。安否確認サービス2を導入したことで、全従業員に一斉連絡できる手段ができました。アンケート機能や掲示板機能もあるため、社内アンケートをとったり、全社への情報共有を行ったりと、システムの機能を最大限有効活用していこうと計画しています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

95:Ta38,

他社システムのサービス内容、コスト面から乗り換えを検討

安否確認サービス2導入前のお悩みや、導入の理由を教えてください。

以前は災害時の連絡方法として、NTTの伝言ダイヤルなどを従業員に周知していましたが、様々な新しいツールが出てきている中で、時代に合っていないなと感じていました。

また、弊社は業務で個人情報や企業情報を多く扱う関係上、情報セキュリティに関する取り組み（ISO27001 取得済）を継続的に推進しており、緊急時の対応を強化していく過程で、2019年1月にまずは別の安否確認システムの利用を開始しました。

ですが、同年10月の台風による悪天候の際に「地震だけでなく、特別警報についても自動送信に対応しているサービスの方が良いのでは」という議論が浮上し、2、3ヶ月程度の検討期間を経て、2020年1月から『安否確認サービス2』の利用をスタートしました。

安否確認サービス2の導入の決め手はなんですか？

操作性、セキュリティ面、コスト面が他社サービスと比較して優れている点ですね。

まず、操作性に関しては、サイボウズ株式会社の元子会社ということもあり、弊社で利用しているGaroon（ガルーン）とUIが似ており、非常に良かったです。

続いてセキュリティ面に関してですが、個人が登録した連絡先は、管理者であっても確認できないという仕様が従業員にとっては登録に対する抵抗が少なく、管理者にとっては、管理する情報が少なくなるため、双方にとってメリットしかないと思います。

最後にコスト面では、特別警報に対応している安否確認システムの中で、安否確認サービス2が一番安価でした。

96:T908,

他社システムの使い勝手やコスト面に問題を感じ、乗り換えを検討

安否確認サービス2導入前のお悩みを教えてください。

弊社は本格的なBCP対策の一環として、大手ICT企業の安否確認システムを導入していました。機能面はとても充実していたのですが、操作の使い勝手が複雑で分かりづらく、従業員、特に高齢の方の利用が定着せず災害時に安否状況、被災情報の収集ができていませんでした。さらに運用コストが高い点もネックとなっていました。

そのため、どんな方でも操作しやすく分かりやすい、シンプルな機能を備えた低コストなシステムへの移行を検討していました。

安否確認サービス2の導入の決め手はなんですか？

「使い勝手・分かりやすさ」の面が一番大きかったですね。安否確認サービス2の無料お試しをしたところ、管理者も一般ユーザーも同じ画面から必要な設定がすべて行えることや、機能のシンプルさ、だれもが迷わずに利用できることが確認できました。

それらに加えて、利用料金が安価である点や、アクセス急増時にサーバーが自動拡張することにより処理が集中しても安定した動作が期待できる点にも魅力を感じて導入を決めました。

初めて安否確認サービス2を利用された従業員の反応はいかがでしたか？

以前利用していた他社のシステムでは、最初に数か月間のトライアルの期間はあったものの、従業員からの問い合わせが多く、対応に困っていました。ですが、安否確認サービス2に関してはそのようなこともなく、非常にスムーズにシステム運用をすることができています。

97:Tb1b,

情報伝達ミスがあり、従業員を危険にさらしてしまった

安否確認サービス2を導入するまでの経緯を教えてください。

導入のきっかけは、令和2年7月豪雨でした。

会社がある鹿児島県ではこれまでに経験したことないような大雨が降り、会社の近くにある川が氾濫してしまったんです。どんどん雨が強まっていたこともあり、一刻も早く「安全を最優先に。無理に出勤しないように」と従業員に伝える必要がありました。

しかし当時は安否確認のシステムを導入しておらず、電話による連絡網で指示を伝達しなければならない状況。私から部長、そして課長、従業員へと1人ひとり指示を伝言していくしか手段がありませんでした。

電話による緊急連絡網はうまく機能しましたか？

いいえ、連絡網を回す手間を従業員にかけてしまったほか、伝言されるなかで指示が間違って従業員に伝わってしまったんです。

私からは「雨が強いから、無理して定時（8時）に出社しなくていい」と連絡していました。しかし、途中で内容が徐々にずれてしまい「全従業員が9時に出社しなければいけない」という指示で伝わってしまったようで……大雨のなか無理して出社した従業員もいました。

大きな被害がなかったのは不幸中の幸いでしたが、当時は本当に焦りましたね。

指示が正確に伝わらなかったことで、怪我や命に関わる事故が起きるかもしれない状況を意図せず引き起こしてしまったんですね…。

あのとき、安否確認のシステムの必要性を痛感しました。災害時の連絡や安否確認は命に関わること。災害に遭ってはじめて弊社の緊急連絡体制の脆弱さが分かりました。

電話連絡では時間もかかるし、指示が間違って伝わってしまう危険性も高い。普段の連絡ではLINEを利用することもありますが、従業員の安否を確認する手段としては機能しないでしょう。

この状況を一刻も早く改善しなければと、すぐに安否確認システムを探し始めました。豪雨災害に遭ったのが7月の上旬、安否確認サービス2を導入したのが8月下旬。早急に導入する必要を感じていたため、その2ヶ月間はシステムの選定から導入、従業員への周知と体制構築に注力しましたね。

98:Te3c,

中長期的にコストが抑えられることが導入の決め手になった

安否確認サービス2を導入した決め手を教えてください。

まずは、費用面です。料金プランが一定人数ごとの定額制というのが魅力でした。従業員一人あたりに料金が発生するシステムが多かったのですが、パートタイムの方が働かれている弊社は人の入れ替わりが多いため、そういったプランだと運用しづらく。その点、安否確認サービス2は定額制のため見通しが立てやすく、そのうえ低価格のため、中長期的にみてランニングコストが抑えられることが導入の決め手となりました。

また、30日間の無料お試しで利用した際に、かなり使いやすいと感じたんです。機能が充実していて、災害時には自動で安否確認してくれたり、月に1度のメンテナンスで従業員に通知が届くか確認できたりと、導入するだけで防災対策が何段階も進むと実感し、導入を決めました。

安否確認サービス2を導入後、どのように活用していますか？

鹿児島という土地柄、定期的に台風が直撃するので、安否確認サービス2を利用して従業員の被害状況を確認しています。停電などの被害が出ていれば必要な物資を届ける、といった対応がすぐにできるようになりました。

災害時以外でも従業員へ全体連絡する手段として活用しています。もともとグループウェアは会社として導入しているのですが、パートタイムの方などが登録するのは難しく、全従業員に連絡できる手段は電話しかありませんでした。安否確認サービス2を導入したことで、パートタイムや外国人スタッフを含む全従業員に対して一括でメッセージを送れるようになり、平常時における業務効率化にもつながったと思います。

安否確認サービス2を導入したことによって、会社としてどんな変化が生まれましたか？

全従業員へ正確に連絡できるようになった。これが何よりの成果ですね。

令和2年7月豪雨の際、被害はなかったものの最悪の結果を招いてしまったと思っているんです。指示が正確に伝わらなかったことで従業員を危険な目に遭わせてしまい、実際に「こんな状況なのに出勤しないといけないのか」という不満の声もありました。

安否確認サービス2を導入し緊急連絡や安否確認の体制を整備したことで、従業員が安心して働ける環境が実現できたと考えています。日常的にも社内発信や従業員アンケートなどコミュニケーションが取りやすい環境になり、もしも大きな災害があったとしても適切な対応が取れる仕組みが作れていると自信をもって言えます。

99:T9a5,

安否確認サービス2は、中小企業に最適なシステム

安否確認サービス2の総合的な満足度を教えてください。

星5つです。コストを抑えつつ、万が一の事態が起きたとしても適切な対応ができる環境を整えられました。

保険会社さんや電力会社さんが、安否確認システムを提案をしてくれることもあったのですが、費用面や機能面など総合的に見て、安否確認サービス2が弊社にいちばん合ったシステムだと思います。

貴社の状況や規模にマッチしたということですね。

弊社のような中小企業だと、安否確認を電話やLINEだけで済ましている企業も少なくないと思います。

安否確認サービス2なら登録・回答状況を一括で管理できますし、LINEと連携して安否確認通知を送ることも可能。会社としても従業員としても、お互いにすごく楽に利用できます。中小企業に最適なシステムじゃないでしょうか。

最後に、今後どのように安否確認サービス2を活用していきたいか教えてください。

もっと日常的な社内発信に活用していこうと思います。

社内発信を安否確認サービス2を通して行うことで、従業員とのコミュニケーションの一環になることはもちろん、システムへの理解が深まり通知を確認する習慣が身に付くはずです。万が一の事態が起きたときに、全員が適切な対応が取れる環境づくりをしていこうと思います。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

9a:Ta8a,

令和6年能登半島地震で安否確認の必要性を改めて実感

安否確認サービス2のご利用について、満足度はいかがですか？

近藤さん：安否確認以外でも、様々なシーンで活用させていただいているので、大変満足しています。特に、年に1回行われる全国一斉訓練では、他のグループ会社とも同じタイミングで訓練ができる点がとても良いと思ってます。

回答スピードにこだわる従業員も多くいて、全員が回答するまでのタイムが一番早かったグループは喜んでくれていますね。意識を持って訓練に参加してくれている事がこちらでも分かります。あとは、今年1月1日に発生した令和6年能登半島地震をみても、従業員、そしてご家族の安否状況を確認するために必要なツールだと改めて感じました。

安否確認サービス2はどのような会社におすすめですか？

近藤さん：従業員数が多い会社や、グループ企業の管理業務も本社が行っている会社などは、リアルタイムで情報がお互いに行き届き、管理が容易になると思うので、是非おすすめしたいです。

また、安否確認サービス2の利用によって、対面無しで災害訓練に全員が参加できるようになるので、大きな成果につながると思います。

最後に、今後どのように安否確認サービス2を活用していきたいか教えてください。

近藤さん：安否確認のみに限らず様々な場面で活用し、安否確認サービス2はなくてはならない存在だと、従業員に引き続き思ってもらいたいですね。本社だけでなく、他グループ会社にもさらに展開して活用の幅を広げて、いつ災害が起きたとしても従業員・家族の安否を迅速に確認し、スムーズな連絡・情報共有などのフォローができる体制にしていければと思っています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

9b:Tb2c,

社内連絡の手段が限定されており、情報収集に手間がかかっていた

関西観光開発の事業内容について教えてください。

関西を中心にホテルや旅館、会議室を経営しています。弊社が運営する「ハートンホテル」は大阪に4店舗、京都に1店舗、東京に1店舗あります。旅館は熱海に「熱海大観荘」があり、貸し会議室は大阪に2店舗を展開しています。2024年現在、ホテル事業部と旅館事業部で計350名の従業員が勤務しています。

ハートンホテル大阪の4店舗については、災害など有事の際に一時滞在施設として解放する取り組みも行っています。

中島さんの業務内容について教えてください。

現在、私は総務部に所属し各管理業務やシステム関連業務を担当しています。以前はホテル部門でフロント業務を担当していましたが、安否確認サービス2の管理・運営も含め、別の担当者から引き継いだ状態です。

災害時の対応について、導入前にどんな課題がありましたか？

端的に言うと、防災における体制構築が不十分だったことが課題でした。

以前の防災対策は、NTTの災害用伝言ダイヤルを活用した緊急連絡網を取り決めていた程度。幸いにも大きな災害がなく使う機会はありませんでしたが、今考えると、従業員一人ひとりが電話して安否確認を進めるのは手間がかかり、効率が悪いものだったと思います。

社内連絡の手段も、LINEなどのSNSツールのみでした。それでも店舗や部署内でのコミュニケーションは取れていたのですが、全社での運用は個人情報を共有することに不安を覚える従業員が多く、また管理側としても情報漏洩の危険があるため実施していませんでした。

そのため、情報を収集し整理するのに、とにかく時間と手間がかかってしまっていたんですよね。

災害時は「どれだけ迅速に対応できるか」が従業員の安全、企業経営に大きく影響します。電話やSNSで連絡する従来の体制に危機感を感じたことが、安否確認システムの導入を検討するきっかけとなりました。

9c:Tf60,

全国一斉訓練に参加することで、自社の課題を把握し改善する

現在、安否確認サービス2をどのように活用されていますか？

安否確認サービス2の導入をきっかけに、年に1回の全国一斉訓練に参加しています。今後災害があった際、適切に活用できるよう、訓練を通して従業員にシステム利用を訴求していますね。

現状、約半数以上の従業員が登録を済ませている状態です。システム登録用のQRコードを各店舗に配布し、社内周知を進めています。過去には、登録数や回答率を上げるため、店舗ごとにゲーム形式で回答数や回答速度を競い合う取り組みも行っていました。

安否確認サービス2は安否確認のほかアンケートなども実施できるので、さらに周知を進め、今後は従業員への連絡・情報共有に活用したいと考えています。

安否確認サービス2を活用されていくなかで、どのような成果がありますか？

もしものことがあったとき、効率よく安否確認を進められる体制になったと思います。

気象庁の情報と連動したメッセージの自動配信、回答の自動集計機能などは本当に便利です。弊社では対象地域で震度5以上の地震が起こった場合、自動でメッセージが送信される設定にしています。導入後これまで何度か地震があったのですが、その際には実際にメッセージが自動送信され、迅速に安否確認を実施できました。

ほかに、どのような会社に安否確認サービス2をすすめたいですか？

従業員が多い企業、さまざまな地域に拠点がある企業におすすめできるのではないでしょうか。複数の部署を統括する弊社のような企業にとっては、安否確認システムを導入するメリットはとても大きいはずです。安否確認サービス2はコストパフォーマンスが高く、また30日間の無料お試しも可能なので、まず気軽に使ってみるのも良いと思います。

安否確認サービス2を使った防災対策の展望を聞かせてください。

安否確認サービス2にて年に1回、9月に実施される全国一斉訓練に参加しています。まずはこの訓練を通して安否確認サービス2の社内周知を広め、扱いに慣れてもらうことを目指します。

毎年、訓練に参加するなかで、個々の社員間で防災意識の差があると感じました。宿泊業の特性上、接客中のスタッフは突発的な安否確認に対応しにくい事情があるため、うまく回答できる仕組みを構築する必要があります。このような弊社の課題を今後は解消していければなと。LINEと連携できる機能も検討し、少しずつ登録数や回答率を上げていくことが近々の目標です。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

9d:Tfe5,

安否確認サービス2導入の決め手は、使い勝手の良さ

類瀬様はどのように上田組の防災対策に携わっていますか？

私は安全指導部長として、現場の安全管理やパトロール、社内検査などを担当しています。我が社がBCPを策定したのは2018年11月で、それにまつわる準備にも関わりました。安否確認サービス2についても、私が社内に提案し、導入まで進めています。

安否確認サービス2導入前、自社の防災対策にどのような課題を感じていましたか？

全従業員と連絡をとり安否を確認するまでに、多くの手間と時間がかかっていたこと。弊社には社員以外に作業員の方なども多数在籍しているため、個人情報の取り扱いや情報伝達が複雑化しやすいのが大きな課題でした。

また、BCP策定をきっかけに始めた安否確認訓練を年1回しか行えずにいたのも課題に感じていましたね。当時は安否確認訓練を以下のような流れで進めていました。

まず災害発生シナリオを作成する
訓練を実施する担当者を決める
担当者が手分けして現場責任者の携帯電話に連絡をする
現場従事者に従業員の安否を確認してもらう
総務部社員が集計を行う

担当者のほか従業員にも大きな手間がかかっていたため、頻繁に訓練を行うことは不可能でした。訓練を仕切るのも難しく、防災意識の醸成はあまり進んでいなかったと思います。

安否確認サービス2を導入したきっかけを教えてください。

東日本大震災や胆振東部地震など、自然災害は、いつ・どこで起こってもおかしくない状態にありました。釧路の地域建設業協会で実施された防災訓練で、安否確認システムを活用して従業員の安否状況を確認・報告している会社があったんです。その様子をみて安否確認システムがあれば安否確認をより迅速に行えるようになると感じ、弊社にも導入すべきだと考えました。

その後、2021年頭からインターネットで検索し、どの安否確認システムにするか検討を開始。2021年の6月頃に安否確認サービス2を導入しました。東日本大震災や令和6年能登半島地震など、自然災害はいつ起こってもおかしくありません。そのため、一刻も早く社内の防災意識を高める必要があり、安否確認システムの導入も急ピッチで進めました。

数ある安否確認システムのなかから、安否確認サービス2を選んだ決め手はなんでしょうか？

使い勝手の良さですね。弊社はもともと、情報共有システムの『サイボウズ Office』を利用していました。そのため、サイボウズ株式会社の元子会社であるトヨクモが開発する安否確認サービス2の操作感には馴染みがあって。実際に運用していても、かなり扱いやすいと感じています。

9e:T999,

安否確認訓練を月1で実施できるように。情報共有の効率化が進んでいる

現在、安否確認サービス2をどのように活用されていますか？

安否確認訓練のほか、従業員に情報を共有する手段としても使用しています。

安否確認サービス2を導入したことにより、弊社で実施している安否確認訓練の頻度を年1回から月1回に増やすことができました。これは、全従業員に安否確認の連絡する手間が大幅に削減され、訓練の効率が良くなったためです。従業員にかかる手間も減ったためか、回答率も少しずつ向上しています。

システム導入当初50％以下だった回答率が、現在は75〜90％ほど。全社の防災意識が向上している実感があります。

また、暑さに注意を要する真夏の時期の「熱中症警報」や、降雪の時期の「転倒に対する注意喚起」「冬季休暇に向けての注意事項」など、社員に限らず作業員にまで周知させたい連絡事項を発信するのに活用できるのも安否確認サービス2の魅力ですね。

上田組は弊社が主催する「全国一斉訓練」にも参加されました。参加するに至った背景について教えてください。

参加を決めた理由は、自社の危機管理能力が他社と比較してどの程度なのかを把握することが目的でした。また、防災における自社の弱点を浮き彫りにすることで、より適切な対策ができるのではと考え、参加しました。

実際に、全国一斉訓練に参加したことで自社の防災意識レベルをより客観的に、数値で把握できました。得た結果はすでに社内で共有しており、自社の防災力向上に活かしています。

9f:Ta81,

導入の条件は、誰でも簡単に使えること

安否確認サービス2を導入するまでの経緯を教えてください。

渡邉さん：以前までは、親会社が独自で設計し運用していた安否確認システムを使っていました。しかし、会社の大規模な組織改変に伴ってそのシステムが使えなくなったんです。

別のシステムを導入しなければならない状況になったため、いくつか比較検討した結果、弊社にマッチしていた安否確認サービス2を導入しました。

「会社の状況にマッチしていた」とのことですが、当時会社としては安否確認に関してどういった課題や悩みがありましたか？

渡邉さん：1つはコスト面です。安否確認システムは、大企業など従業員数の多い企業を想定したものが大多数だったため、従業員の少ない弊社にとっては必要以上にコストがかかるものばかりで……必要最低限の費用で活用できるシステムがあればと考えていました。

そしてもう1つ、社内にシステム関連の担当者やITに詳しい社員がいないことも大きな課題でした。組織改変以前は、親会社側に運営を任せていたのでそれでも問題なかったのですが、改変後は自社内で運営することに。「若いから」という理由で私が運用担当になりましたが、特にPCの扱いが上手いわけでもITの知識があるわけでもありません。そのため、複雑な操作や専門的な知識が必要とされないシステムを選ばなければいけない状況でした。

低コストで、運用しやすいシステムを探されていたんですね。

渡邉さん：はい。また、操作性については運営側だけでなく、従業員側の対応も簡単であるかを重視していました。

弊社は従業員の年齢層が比較的高く、さらに特定技能外国人も複数います。以前のシステムを利用していたときは、従業員側が正しく操作できない、そもそも認知すらしていない人もいました。

そんな状況では、有事の際にちゃんと活用することができません。同じ状況にならないためにも、誰でも簡単に利用できるシンプルなシステムを探していましたね。

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安否確認サービス2には、従業員の少ない中小企業に適したプランが用意されている

安否確認サービス2を導入した決め手を教えてください。

渡邉さん：コストが予算内で収まり、かつ専門知識がなくても運用ができるという、弊社の抱えていた課題がすべて解決できるシステムだったからです。

安否確認サービス2を知ったきっかけは、弊社がもともと導入していたサイボウズ Officeの担当者様からの紹介でしたね。ほかのシステムも複数検討したのですが、大人数利用できる代わりに、料金が高かったり管理者が複数名必要だったりと、弊社のような中小企業に適したものは少ないように感じました。

その点、安否確認サービス2には従業員数に応じたプランが細かく用意されているため、最低限のコストで利用できます。また、運用方法をわかりやすく解説したガイド資料が用意されていたり、分からないことがあったときに気軽に相談できる窓口があったりして、ITに詳しくなくともちゃんと運用できるだろうという安心感がありました。サイボウズ Officeと操作感が似ていたのも、扱いやすく感じた理由かもしれません。

費用面と運用面どちらのハードルも低く、弊社でも無理なく活用できることが導入の決め手でしたね。

現在は、安否確認サービス2をどのように運営されていますか？

渡邉さん：導入の一番の目的は、災害時の従業員の安否確認ですが、そういった機会は今のところありません。

ただ、すでに全従業員の登録は完了していて、いまは年2回ほど安否確認の模擬訓練なども行っています。訓練における従業員回答率も9割を超えており、もし今後災害などがあった際には会社としてすぐに動ける体制が整えられています。

また現在は、従業員向けのアンケートを配信するなど安否確認以外のシーンでも利用しています。従業員の連絡先を収集せずとも、全体または個別に連絡できるシステムがあることで助かる場面はとても多いですね。

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満足度は100点。とにかく使いやすく、スマホが苦手な従業員も難なく使用できる

安否確認サービス2を実際に運用してみてのご感想を教えてください。

渡邉さん：とにかく使いやすいです。安否確認・従業員への連絡という機能に特化しているため、簡単に扱えますね。私のように、専門知識がない人間でも直感的に運用できます。導入時に丁寧に説明いただいたこともあって、操作に迷う場面はありません。

システムを使用する従業員側も、画面に表示されている通りに操作するだけで回答できるのがいいなと。スマートフォンの操作が苦手な方や日本語に慣れていない従業員でも問題なく利用できています。

また、個人情報保護の面でも助かっています。いざという時のための連絡手段とはいえ、会社に個人情報を渡すことに不安に感じる人も多いと思うんですよ。それが紙媒体や自社開発のシステムでは保管されていてはなおさら。

その点、安否確認サービス2では、個人情報を本人以外は閲覧できません。強固なセキュリティで守られたシステムで個人情報を管理できるようになったことは、従業員と会社、双方の安心安全につながっています。

反対に、安否確認サービス2をより良いシステムにするために、改善してほしい点があれば教えてください。

渡邉さん：唯一、とても古いガラケーを利用している従業員が登録できなかったという問題がありました。ただ、これに対応してほしいというのは、時代に逆行しているので少し無茶な要求かなと。

それに、安否確認サービス2には「代理回答」の機能がすでにあり、登録できない従業員には私が個別に連絡し、代理で回答するという対応ができています。なので、改善してほしい点は思いつかないですね。

最後に、安否確認サービス2に対する満足度を教えてください。

渡邉さん：満足度としては100点というか、言うことなしですね。弊社がトラブルなく運用できていることや、社内側から不満や疑問の声が上がってきてないことがその証拠かなと。

おかげさまで、弊社が抱えていた従業員の安否確認に関する悩みを、全て解消することができました。これからも安否確認・社内の連絡ツールとして存分に活用させていただきます。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。

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従業員の個人情報を集めることなく運用ができるシステム

安否確認の体制の改善に取り組まれた理由を教えてください。

岩本さん：何より大阪府北部地震の際、スムーズに連絡が取れなかったことが大きいです。当時、電話やメールなど連絡手段はいくつかあったのですが、通信が不安定だったことに加え、早朝だったことから対応できる人員を確保することができませんでした。やっと連絡がついても、出社すべきかどうか判断する人が現場にいなかったんです。そこで、所内で安否確認システムの必要性について議論を行い、導入を決めました。

有事の際、もちろん事業継続やクライアント様への対応も重要事項ではありますが、最も大切なのは従業員の安否です。大阪府北部地震の被災下においてもどうにか出勤し、事務所がある26階まで歩いて上った従業員が沢山いました。正しい情報を全従業員に共有し、それぞれの状況を管理者が把握できるような環境を作りたい、そんな想いからシステムの導入に至りました。

数ある安否確認システムの中から、なぜ弊社の安否確認サービス2を導入したのでしょうか？

岩本さん：とくに魅力を感じたのは、従業員が各自メールアドレスを登録するだけで運用ができるという点です。これまで当事務所では、緊急時には1人ひとりに電話やメールで連絡を行っていました。しかし個人情報の取扱が厳しくなり、派遣社員など、会社での管理が難しい場合も出てきました。そんな中、安否確認サービス2は各自で登録作業を行う、しかも担当者が管理する必要がないというシステムだったので、従業員、担当者双方にメリットがあると感じました。実際に安否確認サービス2を導入した際、管理側にメールアドレスを知られることがなく、個々のプライバシーが守られるという点は、全従業員に登録してもらう動機づけとして十分な効果があったと実感しています。

緊急時に安否確認サービス2をどのように活用されていますか？その成果も教えてください。

岩本さん：コロナが流行し始めた頃、まだまだ情報が少ない状況下において、所内で罹患者が出た際に周囲の席の従業員に対して迅速に連絡を取るために活用しました。例えば週末に罹患が発覚した場合、周囲の席の従業員に対しては必ず陰性の結果を受けた上で出社するよう連絡をしたかったんです。安否確認サービス2の「掲示板」機能を使うことで迅速な情報共有、相互確認ができるようになったため、濃厚接触者の概念がなくなった2023年の5月まで長く活用させていただきました。

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安心できる迅速なカスタマーサポート

安否確認サービス2の運用を全社に定着させるために、どのような対応を行いましたか？

岩本さん：とくにアクションを起こしたわけではなく、日々システムに触れる機会を作ることで、通知を確認する意識・習慣が自ずと身についたのだと思います。当事務所では、システムを導入した当初から全国一斉訓練に参加させていただいていますが、業務時間中に実施されることにより、通知の確認が後回しになることもあったようで、導入当初は従業員の回答に時間がかかっていたんです。しかし3年間に及ぶコロナ禍において、平時から掲示板代わりに活用してきたことが成果となって現れている気がします。今なら万が一災害が発生しても、迅速に従業員の安否確認や被災状況の把握ができると思いますね。

現状、所内におけるシステム定着のために全国一斉訓練に参加していますが、一方で情報をリフレッシュさせる目的もあります。中にはメールアドレスを変更しても、システム内の登録情報を変更していないケースもあるので、返信がなかった方に関しては1人ひとり確認していますね。また、全国一斉訓練終了後にいただく訓練レポートについては、その結果を全従業員で共有しています。システム導入後に大きな災害が発生したことがないので、実際どうなるかは本当に分かりません。ただ、今はとにかく全従業員の安否確認が確実にできるという点において、管理者としてすごく安心して運用ができています。

安否確認サービス2を運用する中で、お困りごとはありましたか？

岩本さん：システム導入やその後の運用に関しても、とくに問題はありませんでした。先日、設定について質問させていただいたのですが、トヨクモさんのカスタマーサポートはレスポンスが非常にいいんですよね。今回の件も、非常に丁寧かつ迅速に対応していただけたので、いつでも安心して問い合わせができる環境だと思います。

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いつ・どこで・どのような災害が発生しても迅速に対応することが目標

ご経歴と現職での業務やミッションを教えてください。

三星さん：ＪＢＣＣホールディングス株式会社取締役という立場で当社グループのBCP委員長を務め、傘下の10の事業会社を含むグループ全体のBCP策定や改善、安定した事業継続を実現するための具体的な施策を推進しています。IT企業である当社グループは、北海道から沖縄まで全国に47の拠点を展開しており、各地でいつ、どのような災害が起きても対応できるように準備をしたいと考えています。製造業のように工場は所有しませんが、24時間365日対応可能なITインフラ環境の運用センターやヘルプデスクを東京と名古屋の2か所に構え、事業継続を最優先に考えています。

大槻さん：BCPについては、グループ内の各社からメンバーを集めてBCP委員会を発足し、グループ全体のBCPや災害対策を行っています。その中で、私は安否確認の運用管理を担当しています。その他、通常の業務としてはグループのバックオフィス業務を担っています。

野村さん：私は、安否確認サービス2における社員データの更新、メンテナンスを担当しています。弊社では入職者の情報はその日のうちに安否確認サービス2に登録する運用をしています。退社についても、リアルタイムで消去しなければならないため、安否確認サービス2のメンテナンスは日常業務に近いですね。情報はCSVで取り込むことができ、作業は非常に楽なので助かっています。

防災・BCP対策で課題はありますか？

大槻さん：東日本大震災を機に本格的にBCPの策定に注力