荻野さん：会社の合併がきっかけでしたね。弊社は2015年に複数の会社の合併により従業員数が急増し、全国各地に拠点をもつ会社となりました。その変化を見て当時、安否確認体制に危機感を感じたんです。従業員数が少なければメールや電話を活用する体制でも問題ないかもしれませんが、100人を超えてくると安否確認に手間と時間が非常にかかり、初動対応の遅れにつながります。

東日本大震災が発生してからまだ数年だったこともあり、会社として防災対策を強化しようという流れに。その一環で安否確認システムの導入を決定しました。

川村さん：決め手になったのは、『稼働の安定性』です。安否確認サービスやリニューアル後の安否確認サービス2は、システムを動かすサーバーが海外に置かれています。そのため、国内で大きな災害があったとしても安否確認サービスは稼働してくれるだろうと。また、アクセス数にあわせてサーバーが拡張・収縮される仕様のため、災害時でも回線が安定しておりストレスなく利用できるのも魅力でした。

緊急事態に安否確認システムが稼働しなくては意味がありませんからね。比較検討したシステムのなかで最も安定稼働に信頼性があった安否確認サービスの導入を決定しました。

上田さん：弊社は東京本社以外にも、日本全国に多数の拠点がありますが、安否確認については全て本社が一括管理をする形で対応しています。2,800人ほどいる従業員ほぼ全員に安否確認サービス2に登録してもらい、活用を進めています。

基本的には災害があった際の安否確認・緊急連絡のツールとして活用しています。くわえて、システムを使って安否確認訓練を半年に1度実施し、防災意識の向上、災害時の対応フローの周知を図っています。

上田さん：安否確認以外だと、大きく分けて2つ。1つは、あらかじめ影響を受けることが分かる台風・大雨などへの対策です。従業員に対し「自宅で待機」や「15時までに帰宅するように」といった会社からの指示を、安否確認サービス2のメッセージ機能で連絡しています。

もう1つは、新型コロナウイルス感染症の対策として活用していました。パンデミック時は、『メッセージ機能』や『掲示板機能』を活用し、感染状況の確認や注意喚起を行っていましたね。

システム導入以前はメールで連絡していたのですが、確認する習慣がない人も多く課題に感じていたんです。その点、安否確認サービス2にはスマートフォンのアプリがあり、従業員が通知に気づきやすいという特徴があります。確実に伝えたいことは安否確認サービス2を活用して発信するようにしています。

荻野さん：安否確認にかかる手間が削減されたうえ、迅速に行えるようになりました。

電話やメールなど手動で対応していた安否確認を、ほぼ自動化できた効果は非常に大きいですね。災害時における安定稼働も証明されているため、どんな状況でも安否確認が確実かつスムーズに実施されるという安心感があります。

導入時点から現在までで、安否確認訓練における回答率にも大きな変化がありました。導入時点では、従業員側もシステムに慣れていなかったり、防災意識が低かったりしたこともあり、回答率が50％前後でした。しかし現在では、安否確認が実施されてから6時間以内に90％の従業員が回答してくれるようになったんです。

荻野さん：導入当初から、訓練時に回答がなかった従業員をリストアップして個別に連絡するなど地道な周知活動を行ったことも数値が改善された要因かなと思います。扱いやすいシステムなので、一度使い方を共有すれば従業員もすぐに理解して回答してくれるようになりました。

荻野さん：大変満足しています。安否確認サービスを導入したことで盤石な安否確認体制を構築できました。

東日本大震災以降、大規模な地震が増えています。もちろん安否確認サービス2が稼働しない状況が何よりいいことではありますが、現実は甘くありません。もしもの事態が起きたときに、確実に安否確認を実施できる体制構築が企業に求められています。弊社はその体制を安否確認サービスの導入・活用で実現することができました。

唯一の課題としては、安否確認訓練の回答率が100％に届いていないこと。今後は100％を達成できるように、引き続き社内での啓蒙活動に注力していく予定です。

※掲載内容は取材当時のものです。