弊社は本格的なBCP対策の一環として、大手ICT企業の安否確認システムを導入していました。機能面はとても充実していたのですが、操作の使い勝手が複雑で分かりづらく、従業員、特に高齢の方の利用が定着せず災害時に安否状況、被災情報の収集ができていませんでした。さらに運用コストが高い点もネックとなっていました。

そのため、どんな方でも操作しやすく分かりやすい、シンプルな機能を備えた低コストなシステムへの移行を検討していました。

「使い勝手・分かりやすさ」の面が一番大きかったですね。安否確認サービス2の無料お試しをしたところ、管理者も一般ユーザーも同じ画面から必要な設定がすべて行えることや、機能のシンプルさ、だれもが迷わずに利用できることが確認できました。

それらに加えて、利用料金が安価である点や、アクセス急増時にサーバーが自動拡張することにより処理が集中しても安定した動作が期待できる点にも魅力を感じて導入を決めました。

以前利用していた他社のシステムでは、最初に数か月間のトライアルの期間はあったものの、従業員からの問い合わせが多く、対応に困っていました。ですが、安否確認サービス2に関してはそのようなこともなく、非常にスムーズにシステム運用をすることができています。

コスト（利用料金）を1/5に削減することに成功しました。また、従業員の回答状況をリアルタイムで確認することができるようになったため、集計作業の大幅な工数削減が実現できました。

既存社員はもちろん、新入社員にも特別な教育やトレーニングなしで周知できる点ですね。個人の連絡先の登録方法や、一斉送信への回答方法が記載された簡易マニュアルを配布するだけで、問い合わせが来ることもなくスムーズに運用ができています。新入社員には登録確認の意味も含めて、2ヶ月に一度送信テストを実施しているのですが、こちらも複雑な準備なしで行うことができています。

また、管理者としても、サポートへ問い合わせをすることなく運用できているので非常に助かっています。

活用方法としては従業員の安否確認のために、震度5弱以上の地震発生時や、特別警報発令時に自動送信を行っています。また、年に一度開催される全国一斉訓練にも参加しています。

今後については、安否確認以外にも活用できるのではないかと考えています。回答状況を簡単に確認でき、未回答者へスムーズにリマインドできるので、例えばセミナーの受講報告など、様々な用途で活用していきたいですね。

操作がシンプルなので、従業員からの評判も良いですね。低コストで運用できる面も合わせて、非常に満足度の高いサービスだと感じています。

安否確認サービス2は操作がわかりやすく、従業員のITリテラシーにかかわらず誰でも利用できるため、弊社のような小規模な営業拠点を多数抱えている企業にベストマッチするのではないでしょうか。

9月1日の防災の日にあわせて実施されることから、従業員の防災への意識づけ、安否確認サービス2の利用定着を目的に参加させていただいています。全国一斉訓練は詳細な時間が公開されないため、実践的な訓練として従業員に緊張感を持って取り組んでもらえるのがポイントだと思います。

また、後日もらえる訓練レポートによって、参加企業の回答時間の平均値や中央値と自社の結果を比較できる点に大きなメリットを感じています。こちらは経営層への報告の際に大変重宝しているので、ぜひ来年も参加したいと考えています。

弊社は、部署ごとに拠点が分かれているので、ユーザー単位ではなく部署単位で所属地域の登録ができれば、さらに使い勝手は良くなると感じています。また、全国一斉訓練に関しては、参加企業の業種・規模といった切り口で集計されたレポートが公開されると、より今後の参考になると思います。

※掲載内容は取材当時のものです。