「SmartHR」は従業員本人に必要な情報を入力してもらうのでスムーズに情報収集できるのが特徴です。多言語化対応で外国人従業員もサポートでき、各種保険をはじめ多彩な手続きの電子申請が可能です。外部サービスとの連携も充実しており、2021年9月27日からはトヨクモが提供する「安否確認サービス2」とも連携できるようになりました。

今回は、SmartHR社が「安否確認サービス2」を導入した経緯と今後の活用予定について、 全社Opsグループ 村川朋久氏とGeneral Supportグループ 渡辺氏にお話を伺いました。

「弊社ではそもそもBCP（Business Continuity Plan＝事業継続計画）がなかったので、それが課題でした」と語るのは村川氏。BCPと言っても、システムの代替手段を用意することから通常操業に復旧させる作業などありますが、まずは被害状況の確認をしなければなりません。

社内のコミュニケーションとして、ビジネスチャットサービス「Slack」を利用しているSmartHR社。これまでは、災害時もSlackの全員が見られるチャンネルで全社に連絡していました。しかし、マニュアルなどはなく、グループ内で連絡を取り合って、報告を集計したり、その情報を上に上げる体制も構築できていませんでした。

「例えば、会社からコロナに関連して出社しないように通達を出しても、それをどれだけの社員が確認したのかが分からなかったのです。そのため、メッセージを読まずに出社してしまった社員もいました」（渡辺氏）

Slackには「絵文字リアクション」という機能があり、メッセージを読んだら「いいね！」に代わるリアクションを付けることで既読したかを確認することができます。しかし、それでも社員数が100人を超えると、管理しきれなくなったそうです。

BCP策定について、2年前から担当者ベースで考えてはきました。この時、ビジネス規模は2拠点で約140人でした。その後も急拡大を続け、2021年春には4拠点で約480人となり、待ったなしでBCP対応を進めることになったのです。

「なにせBCPの土台がない状態です。安否確認の仕組みを構築するノウハウがなかったので、わかりやすく簡単に導入できるサービスを探しました。もちろん、複数の製品を検討しました」（村川氏）

複数の他社製品を比較する中で村川氏が選んだのはトヨクモの「安否確認サービス2」でした。テレビCMで何となくは認知しており、調べたところ気象庁の災害情報に連動して、自動的に安否確認を実施できるところに魅力を感じたそうです。

「チームで話したところ、トヨクモさんのCMはみんな認知しており、これならいけるかな、と上に「安否確認サービス2」のことを報告したのが導入のきっかけです」（村川氏）

インタビューを実施したのは、導入して約2ヶ月後だったので、まだ災害時の利用はされていません。現在は、従業員の情報を登録した状態です。しかし、それだけでも、社内アナウンスをしたところ「うちの会社もBCPをしっかりとやっているんだ」と従業員の意識付けができたそうです。村川氏はこのポイントだけでも、導入の大きな効果だと語ってくれました。

「「安否確認サービス2」を実際に使ってみて驚いたのですが、従業員の管理をする中でユーザーの検索スピードが速いですね。名前を打ったらすぐに出るのはすごいと思います」（村川氏）

9月1日が防災の日なので、9月を防災月間とする企業がたくさんあります。SmartHR社でも9月後半にはテスト配信を行う予定とのことです。

「テスト配信は定期的に行う予定ですが、「あー訓練か」となぁなぁにならず、意識付けできる仕組みを考えようと思っています。「安否確認サービス2」には掲示板機能があるので、全社的な情報発信に活用できたらいいですね」（渡辺氏）

「今回、「SmartHR」と「安否確認サービス2」が連携したことで、私たちのお客さまもとても便利になると思っています。特に、従業員情報を都度手動で出し入れして登録しなければいけなかったところが、「SmartHR」で入社手続きをしたら、「安否確認サービス2」に自動的に登録できるようになります。業務負荷が減り、生産性の向上に寄与してくれると思います」と村川氏は締めてくれました。