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掲示板・メッセージ機能を活用し、情報収集・伝達手段を一元化。従業員が混乱しない安否確認体制を構築

課 題

  • 簡易的なマニュアルで対応していた従来の安否体制・防災対策では、災害時における初動対応が明確化されておらず、従業員・管理者が混乱してしまっていた

  • 防災マニュアルを作成していたが、効果的に運用することができていなかった

対 策

  • UIと機能性に魅力を感じた安否確認サービス2を導入。防災マニュアルをシステムの掲示板に掲載し、全従業員がいつでも確認できる体制を整えた

  • 毎月、安否確認訓練を実施するほか、週次ミーティングのなかで運用ルールを周知。管理職による未回答者へのフォロー体制を構築した

効 果

  • 緊急事態における情報収集と情報伝達が、安否確認サービス2で一貫して行えるようになった

  • 訓練では、従業員の90%以上が3時間以内に安否状況を回答してくれるように。災害発生時、迅速に初動対応を進められる体制を構築できた

Webサービスやゲーム、ECなどのデジタルマーケティングに強みをもつ株式会社エイチーム。グループ会社全体の管理部門を担う親会社として、従業員の安全確保にも注力しています。

今回は、2024年度のGood安否確認賞 2024 中部エリアで優秀賞を受賞されたことを受け、同社総務担当の川本様にお話を伺い、安否確認サービス2の導入背景、活用方法、そして全国一斉訓練参加によって得られた成果について詳しくお聞きしました。

従業員とその家族の安否確認を迅速かつ確実に行える

まず、安否確認システムの導入を検討されたきっかけを教えてください。

きっかけは、2018年に発生した大阪府北部地震です。当時は安否確認システムも導入しておらず、防災マニュアルも簡易的なものしかなく、初動対応が明確化されていなかったんです。そのため、担当者が各フロアを走り回り、状況確認を行っているような有様で。私は安否確認の担当ではありませんでしたが、社内の混乱は記憶に残っています。

その後、安否確認システムの導入と同時に防災体制の整備に着手しましたが、コロナ禍を通じて出社とリモートのハイブリッド勤務体制が導入されたことで、あらためて防災対策の見直しを迫られました。その後、安否確認システムの導入と同時に防災体制の整備に着手しましたが、コロナ禍を通じて出社とリモートのハイブリッド勤務体制が導入されたことで、あらためて防災対策の見直しを迫られ、防災のプロジェクトがスタートしたんです。

システム導入の際、安否確認サービス2を選んだ決め手は何でしたか?

まず、切り替えするにあたって、求めていた要件は以下の2つ。この軸をベースに比較検討していきました。

・災害発生時、社員とその家族の安否状況を迅速に確認できること
・外国人の従業員も活用できるよう、英語表記に対応していること

安否確認サービス2は上記の要件を満たしていたことにくわえ、災害時でも確実に稼働する堅牢制、当社が活用している勤怠管理システム『COMPANY』に登録された従業員データをCSVとして取り込めるメンテナンスのしやすさも魅力的でした。そしてUIが分かりやすく使いやすいうえに、何より料金が安い。他社のシステムと比較した際の機能性とコストパフォーマンスの高さに利点を感じ、安否確認サービス2の導入を決めました。

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緊急事態時の情報収集・伝達手段を、安否確認サービス2に一元化

安否確認サービス2導入後、どのように活用していますか?

基本的には、災害時やそれに関連する緊急事態で活用しています。

直近では「南海トラフ地震臨時情報」が発表された際に利用しました。南海トラフ地震臨時情報は、南海トラフ沿いで地震発生の可能性が相対的に高まっていると評価された場合に気象庁から発表されるものです。

発表を受け、当社は安否確認サービス2を活用して、社員への情報伝達と対応指示を行いました。愛知県にオフィスを構える当社にとって、南海トラフ地震は大きな脅威であり、従業員にとっても不安材料であるからです。

対応の流れとしては、まず管理部門で会社としての方針を決定し、会社としての方針を決定し、その内容を安否確認サービス2の『一斉送信』を通じて全社員に周知しました。結果的には大きな地震は発生しませんでしたが、迅速に情報を伝達できたことで、従業員の不安軽減に繋がったと考えています。

【重要】南海トラフ地震臨時情報(巨大地震注意)について
【重要】南海トラフ地震臨時情報(巨大地震注意)について②

平常時には、毎月、安否確認サービス2を活用した訓練を実施。災害発生時を想定したテストメールを送信し、3時間以内に回答してもらうように呼びかけています。

安否確認サービス2導入時から訓練は行っていましたが、当時は回答期限を24時間以内としていたんです。それを3時間以内と大胆に短縮したことで、結果的に回答スピードにくわえ回答率が改善され、訓練の実効性が大幅に高まりました。いまでは、90%以上の従業員が3時間以内に回答してくれています。

防災意識の向上として、もう1つ効果を感じている取り組みが、安否確認サービス2の『掲示板機能』と『メッセージ機能』の活用です。

掲示板に各オフィスごとに作成した防災マニュアル・初動対応マニュアルを掲載。以前は一部の管理職しかアクセスできなかった情報が、全社員に共有されるようになったことで、災害発生時の初動対応の迅速化と混乱の抑制に繋がっていると実感しています。

掲示板機能の活用

メッセージ機能の活用方法についても教えてください。

災害時の情報伝達手段として活用し、従業員への対応方針の共有や指示出しを行っています。当社では安否確認サービス2以外にも連絡ツールを活用していますが、緊急時に命に関わる重要な情報が点在してしまうのは避けたいなと。そこで、災害時は安否確認サービス2のみで対応・連絡が完結するようルールを整えています。

従業員側・管理側の手間がかからないようルール・体制を整備されているんですね。ほかに工夫している点はありますか?

長期休暇前や出張時には、社員に行き先の地域登録をしてもらうように促しています。これは、旅行や帰省、出張で災害が発生した場合に備えた対策です。従業員がどこにいても確実に安否確認を完遂できる体制を目指しています。

あとは、外国人の従業員が操作・回答に困らないよう、設問フォームやメール文面は日本語と英語を併記する設定にしています。

今後も従業員への啓蒙やルールの見直しを行い、よりスムーズに安否確認が完了できるよう進めていきたいですね。従業員が災害時の対応や情報収集、連絡に困ることがないよう、体制を強化していきたいと考えています。

日本語と英語を併記した一斉送信

自社の防災レベルと課題を把握するために、訓練に参加

株式会社エイチームは、2024年度の『全国一斉訓練』において、中部エリアで優秀賞を受賞。

▼【Good安否確認賞 2024】安否確認サービス2 全国一斉訓練で優秀な成績を収めた企業を発表
https://www.toyokumo.co.jp/2024/11/15/good-anpikakunin-award2024

写真は授賞式にお越しいただいた管理部の齋藤様

全国一斉訓練には、どのような目的で参加されたのでしょうか?

今回、全国一斉訓練への参加は初めてで、トヨクモさんからの案内メールでその存在を知ったのがきっかけ。当時、安否確認訓練の回答時間を24時間以内から3時間以内に変更する施策を進めていたこともあり、自社の取り組みが全国的に見てどのレベルにあるのか、他にどのような課題があるのかを客観的に評価できる良い機会だと考え、参加を決めました。

回答率とスピード向上のために、どのような取り組みをされましたか?

取り組んだこととしては、まず毎週月曜日に開催される全グループ社員が集まるミーティングを活用し、安否確認に関するルールを徹底的に周知しました。

あわせて、管理職の意識改革にも取り組みましたね。安否確認訓練の結果を関係者へ共有し、対策を考えてもらうための働きかけも続けました。その結果、「自分の部署から未回答者を出さない」という意識が社内に浸透し、回答率の向上に大きく貢献したと思います。

訓練参加によって、どのような効果や気づきがありましたか?

訓練参加により、社員の防災意識向上という大きな効果が得られたと感じています。従業員からは「安否確認の通知が来た際、周囲の人と互いに回答を促し合った」といった声も聞かれ、訓練が一種のイベントにもなり、社員間のコミュニケーションを促進する効果があったようです。

また、訓練後に無償で提供される訓練レポートは、自社だけでは気づきにくい課題や成果を客観的に把握する上で非常に役立ち、今後の運用改善に向けた貴重な資料となっています。

今回の全国一斉訓練では優秀賞を受賞することができ、社員のモチベーション向上と安全対策への意識の更なる向上に繋がりました。来年も引き続き訓練に参加し、最優秀賞の受賞など更なる高みを目指したいと考えています。

一方で、初動の情報収集体制は整ってきたものの、収集した情報をどのように活用していくかという点が、今後の課題として浮き彫りになりました。この点を改善していくことで、より実効性の高いBCP対策を構築できると考えています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください!

※掲載内容は取材当時のものです。

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