私は安全指導部長として、現場の安全管理やパトロール、社内検査などを担当しています。我が社がBCPを策定したのは2018年11月で、それにまつわる準備にも関わりました。安否確認サービス2についても、私が社内に提案し、導入まで進めています。

全従業員と連絡をとり安否を確認するまでに、多くの手間と時間がかかっていたこと。弊社には社員以外に作業員の方なども多数在籍しているため、個人情報の取り扱いや情報伝達が複雑化しやすいのが大きな課題でした。

また、BCP策定をきっかけに始めた安否確認訓練を年1回しか行えずにいたのも課題に感じていましたね。当時は安否確認訓練を以下のような流れで進めていました。

1. まず災害発生シナリオを作成する
2. 訓練を実施する担当者を決める
3. 担当者が手分けして現場責任者の携帯電話に連絡をする
4. 現場従事者に従業員の安否を確認してもらう
5. 総務部社員が集計を行う

担当者のほか従業員にも大きな手間がかかっていたため、頻繁に訓練を行うことは不可能でした。訓練を仕切るのも難しく、防災意識の醸成はあまり進んでいなかったと思います。

東日本大震災や胆振東部地震など、自然災害は、いつ・どこで起こってもおかしくない状態にありました。釧路の地域建設業協会で実施された防災訓練で、安否確認システムを活用して従業員の安否状況を確認・報告している会社があったんです。その様子をみて安否確認システムがあれば安否確認をより迅速に行えるようになると感じ、弊社にも導入すべきだと考えました。

その後、2021年頭からインターネットで検索し、どの安否確認システムにするか検討を開始。2021年の6月頃に安否確認サービス2を導入しました。東日本大震災や令和6年能登半島地震など、自然災害はいつ起こってもおかしくありません。そのため、一刻も早く社内の防災意識を高める必要があり、安否確認システムの導入も急ピッチで進めました。

使い勝手の良さですね。弊社はもともと、情報共有システムの『サイボウズ Office』を利用していました。そのため、サイボウズ株式会社の元子会社であるトヨクモが開発する安否確認サービス2の操作感には馴染みがあって。実際に運用していても、かなり扱いやすいと感じています。

安否確認訓練のほか、従業員に情報を共有する手段としても使用しています。

安否確認サービス2を導入したことにより、弊社で実施している安否確認訓練の頻度を年1回から月1回に増やすことができました。これは、全従業員に安否確認の連絡する手間が大幅に削減され、訓練の効率が良くなったためです。従業員にかかる手間も減ったためか、回答率も少しずつ向上しています。

システム導入当初50％以下だった回答率が、現在は75〜90％ほど。全社の防災意識が向上している実感があります。

また、暑さに注意を要する真夏の時期の「熱中症警報」や、降雪の時期の「転倒に対する注意喚起」「冬季休暇に向けての注意事項」など、社員に限らず作業員にまで周知させたい連絡事項を発信するのに活用できるのも安否確認サービス2の魅力ですね。

参加を決めた理由は、自社の危機管理能力が他社と比較してどの程度なのかを把握することが目的でした。また、防災における自社の弱点を浮き彫りにすることで、より適切な対策ができるのではと考え、参加しました。

実際に、全国一斉訓練に参加したことで自社の防災意識レベルをより客観的に、数値で把握できました。得た結果はすでに社内で共有しており、自社の防災力向上に活かしています。

いいえ、まったく問題なく活用できています。運用していくうえでの困りごとは、すぐには思い浮かびません。弊社のような、季節雇用の従業員にご協力いただく建設業のほか、見た目や操作感が似ているサイボウズ Officeを使用している会社など、さまざまな会社におすすめできるサービスだと思います。

強いていうなら、世代によってはITシステムに苦手意識がある従業員もいることでしょうか。ただ、安否確認サービス2は、ITに不慣れでも扱いやすいサービスだと感じているので、そういった従業員にも使ってもらえるよう社内周知を進めています。

これまで通り、月1の安否確認訓練を通して防災意識の向上に役立てるのはもちろん、「注意喚起」「周知」「確認」などの情報連絡手段として運用していきます。

また、せっかく全従業員に連絡できるシステムなので、簡単なアンケートも実施したいと考えています。たとえば春の季節に配布する安全靴について、必要な部署まで届いているか、使い勝手はどうかなど、従業員の安全や働きやすさを守るためにも活用していきたいですね。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。