渡邉さん：以前までは、親会社が独自で設計し運用していた安否確認システムを使っていました。しかし、会社の大規模な組織改変に伴ってそのシステムが使えなくなったんです。

別のシステムを導入しなければならない状況になったため、いくつか比較検討した結果、弊社にマッチしていた安否確認サービス2を導入しました。

渡邉さん：1つはコスト面です。安否確認システムは、大企業など従業員数の多い企業を想定したものが大多数だったため、従業員の少ない弊社にとっては必要以上にコストがかかるものばかりで……必要最低限の費用で活用できるシステムがあればと考えていました。

そしてもう1つ、社内にシステム関連の担当者やITに詳しい社員がいないことも大きな課題でした。組織改変以前は、親会社側に運営を任せていたのでそれでも問題なかったのですが、改変後は自社内で運営することに。「若いから」という理由で私が運用担当になりましたが、特にPCの扱いが上手いわけでもITの知識があるわけでもありません。そのため、複雑な操作や専門的な知識が必要とされないシステムを選ばなければいけない状況でした。

渡邉さん：はい。また、操作性については運営側だけでなく、従業員側の対応も簡単であるかを重視していました。

弊社は従業員の年齢層が比較的高く、さらに特定技能外国人も複数います。以前のシステムを利用していたときは、従業員側が正しく操作できない、そもそも認知すらしていない人もいました。

そんな状況では、有事の際にちゃんと活用することができません。同じ状況にならないためにも、誰でも簡単に利用できるシンプルなシステムを探していましたね。

渡邉さん：コストが予算内で収まり、かつ専門知識がなくても運用ができるという、弊社の抱えていた課題がすべて解決できるシステムだったからです。

安否確認サービス2を知ったきっかけは、弊社がもともと導入していたサイボウズ Officeの担当者様からの紹介でしたね。ほかのシステムも複数検討したのですが、大人数利用できる代わりに、料金が高かったり管理者が複数名必要だったりと、弊社のような中小企業に適したものは少ないように感じました。

その点、安否確認サービス2には従業員数に応じたプランが細かく用意されているため、最低限のコストで利用できます。また、運用方法をわかりやすく解説したガイド資料が用意されていたり、分からないことがあったときに気軽に相談できる窓口があったりして、ITに詳しくなくともちゃんと運用できるだろうという安心感がありました。サイボウズ Officeと操作感が似ていたのも、扱いやすく感じた理由かもしれません。

費用面と運用面どちらのハードルも低く、弊社でも無理なく活用できることが導入の決め手でしたね。

渡邉さん：導入の一番の目的は、災害時の従業員の安否確認ですが、そういった機会は今のところありません。

ただ、すでに全従業員の登録は完了していて、いまは年2回ほど安否確認の模擬訓練なども行っています。訓練における従業員回答率も9割を超えており、もし今後災害などがあった際には会社としてすぐに動ける体制が整えられています。

また現在は、従業員向けのアンケートを配信するなど安否確認以外のシーンでも利用しています。従業員の連絡先を収集せずとも、全体または個別に連絡できるシステムがあることで助かる場面はとても多いですね。

渡邉さん：とにかく使いやすいです。安否確認・従業員への連絡という機能に特化しているため、簡単に扱えますね。私のように、専門知識がない人間でも直感的に運用できます。導入時に丁寧に説明いただいたこともあって、操作に迷う場面はありません。

システムを使用する従業員側も、画面に表示されている通りに操作するだけで回答できるのがいいなと。スマートフォンの操作が苦手な方や日本語に慣れていない従業員でも問題なく利用できています。

また、個人情報保護の面でも助かっています。いざという時のための連絡手段とはいえ、会社に個人情報を渡すことに不安に感じる人も多いと思うんですよ。それが紙媒体や自社開発のシステムでは保管されていてはなおさら。

その点、安否確認サービス2では、個人情報を本人以外は閲覧できません。強固なセキュリティで守られたシステムで個人情報を管理できるようになったことは、従業員と会社、双方の安心安全につながっています。

渡邉さん：唯一、とても古いガラケーを利用している従業員が登録できなかったという問題がありました。ただ、これに対応してほしいというのは、時代に逆行しているので少し無茶な要求かなと。

それに、安否確認サービス2には「代理回答」の機能がすでにあり、登録できない従業員には私が個別に連絡し、代理で回答するという対応ができています。なので、改善してほしい点は思いつかないですね。

渡邉さん：満足度としては100点というか、言うことなしですね。弊社がトラブルなく運用できていることや、社内側から不満や疑問の声が上がってきてないことがその証拠かなと。

おかげさまで、弊社が抱えていた従業員の安否確認に関する悩みを、全て解消することができました。これからも安否確認・社内の連絡ツールとして存分に活用させていただきます。

※掲載内容は取材当時のものです。