安否確認にかかる膨大な手間と時間が課題でした。

安否確認サービス2導入前は、各職場内で班分けをし、ボトムアップ伝達（班員→班長→上司）で安否確認を行っていたんです。連絡から回答集計まで、全て手動で行っていたため、安否状況を把握するまでにかなり時間がかかっていました。

従業員に連絡する手段が統一されていなかったことも大きな課題でしたね。緊急連絡網は整備していたものの、人によって電話やメール、SMS、LINEと使用する連絡手段が異なっており、安否確認に手間がかかる要因になっていました。

弊社としても連絡手段の統一を検討しましたが、スマートフォンを持っていない、メールを見ない、個人情報を共有したくないといった従業員それぞれの事情があり、当時は難しく……そのような状況だったため、連絡が行き届かないというトラブルもよく起きていました。

会社としてはじめて実施した安否確認訓練が、システム導入のきっかけとなりました。安否確認の連絡を行って、回答の集計が完了するまでに丸一日かかってしまったんです。

訓練前も安否確認の体制は改善する必要があるとは考えていたのですが、この結果をみてあらためて危機感を覚えました。会社として一刻も早く対応すべきだという動きになり、作業を自動化する、連絡手段を統一するという目的をもって安否確認システムの導入を決定。いくつかのサービスを比較検討し、安否確認サービス2を導入しました。

操作性と価格面が、最終的な決め手になりましたね。

管理者側も簡単に運用できるのはもちろん、回答する従業員側も手軽に直感的に対応できます。導入から複数回訓練を行いましたが、操作方法に関して質問が寄せられたことはありません。

あとは価格面。安否確認システムは長期間継続して利用するものなので、安否確認サービス2のランニングコストの低さは魅力的でした。

災害発生時の従業員の安否確認に活用できるよう、現在は年2回の訓練を通してシステムの周知、防災意識の向上を図っています。

安否確認サービス2を導入したことで、安否確認にかかる時間がかなり短縮されました。
従来は手動で行なっていた連絡や集計の作業が全て自動化され、従業員への一斉連絡が可能になったことが大きな理由です。丸一日かかっていた安否確認が現在は3時間ほどで対応できるようになりました。

もちろん回答率も100％。迅速かつ手間なく、従業員の安否状況を確認できる体制が実現できました。

とても満足しています。

安否確認の連絡や集計にかかる時間が短縮できるほか、回答状況をリアルタイムで確認できることも安否確認サービス2の魅力。緊急事態発生時、万が一連絡が返ってこない従業員がいた場合もすぐに個別に対応できます。

ただやはり一番の導入メリットは、導入するだけで安否確認の手間が削減できる点だと感じていますね。複雑な初期設定や操作が必要ないほか、サポートも充実しているため、スムーズに導入できます。弊社の場合、導入から1〜2週間で実際にシステムを利用できる体制を構築できました。

安否確認を自動化したい会社や、できるだけ早くシステムを導入したいという会社には本当におすすめできるものだと思います。

緊急事態に備え、引き続き訓練に活用し、安否確認体制をより盤石なものにしていきます。

それだけでなく、平常時における全社への連絡手段としても活用していきたいですね。安否確認サービス2を導入したことで、全従業員に一斉連絡できる手段ができました。アンケート機能や掲示板機能もあるため、社内アンケートをとったり、全社への情報共有を行ったりと、システムの機能を最大限有効活用していこうと計画しています。

※掲載内容は取材当時のものです。