小杉さん：以前は電力会社の安否確認システムを付帯サービスということで実質無料で利用していました。しかし、自動集計機能がないことや従業員の回答スピードが遅いこと、UIが悪く使いづらいことから従業員の利用促進を図りにくいという課題がありました。

安否確認サービス2に乗り換えた背景として、電力の供給元を変更することが決まり、その付帯サービスを利用できなくなったことが理由のひとつとして挙げられます。
また、本格的なBCP対策の必要性を感じていたため、前述の課題を解決できる機能の充実した有料の安否確認サービスを検討することとなりました。

小杉さん：機能面では、以前使っていたシステムと比べてUIがよく、操作性が高いことです。また、グループ会社ごとに管理者を設定することができ、各グループ会社単位で安否確認以外にも様々な活用ができることが決め手となりましたね。

また、サポート体制が充実していることも導入を決めた理由のひとつです。他に大手通信会社と大手警備会社のシステムもトライアルしてみたのですが、トヨクモさんは設定方法などを手厚くサポートしてくれたのでスムーズに設定ができました。

そのうえで他社との料金比較を行い、1ヶ月少々という短い期間で安否確認サービス2の導入を決めました。

近藤さん：緊急時の安否確認にくわえ、平常時の連絡手段としても安否確認サービス2を活用しています。
具体的には、社内危険個所の周知やアルコールチェック、社内販売のパンの注文集計、健康情報の共有などでの利用です。

小杉さん：社内ネットワークに入れない、生産業務に携わる従業員への情報周知の手段としても、非常に適しているのかなと思います。

近藤さん：グループ会社含め、500人ほどいる従業員にシステムの利用が根付いたことです。

特に本社では、安否確認以外にも日常的に様々な用途で利用させてもらっているので、「安否確認といえば安否確認サービス2」と従業員の中で根付くようになってきました。日常的に安否確認サービス2を利用することによって、回答を求める連絡に対して従業員からの反応が着実に早くなっています。

また、回答の集計までにかかる時間が早くなったことも成果のひとつです。

以前までは、総務部から各部門長に配信して、部門長が各部門の従業員へ連絡を行うという流れでした。安否確認サービス2では、総務部から従業員にダイレクトに発信を行えるので、送信までにかかる時間を短縮することができます。また、未確認者の情報をリアルタイムで把握できるので、素早く回答結果を集計できることもありがたいですね。

近藤さん：安否確認以外でも、様々なシーンで活用させていただいているので、大変満足しています。特に、年に1回行われる全国一斉訓練では、他のグループ会社とも同じタイミングで訓練ができる点がとても良いと思ってます。

回答スピードにこだわる従業員も多くいて、全員が回答するまでのタイムが一番早かったグループは喜んでくれていますね。意識を持って訓練に参加してくれている事がこちらでも分かります。あとは、今年1月1日に発生した令和6年能登半島地震をみても、従業員、そしてご家族の安否状況を確認するために必要なツールだと改めて感じました。

近藤さん：従業員数が多い会社や、グループ企業の管理業務も本社が行っている会社などは、リアルタイムで情報がお互いに行き届き、管理が容易になると思うので、是非おすすめしたいです。

また、安否確認サービス2の利用によって、対面無しで災害訓練に全員が参加できるようになるので、大きな成果につながると思います。

近藤さん：安否確認のみに限らず様々な場面で活用し、安否確認サービス2はなくてはならない存在だと、従業員に引き続き思ってもらいたいですね。本社だけでなく、他グループ会社にもさらに展開して活用の幅を広げて、いつ災害が起きたとしても従業員・家族の安否を迅速に確認し、スムーズな連絡・情報共有などのフォローができる体制にしていければと思っています。

※掲載内容は取材当時のものです。