中島さん： 売上利益の向上を目的とした営業部門へのサポートをメイン業務としております。具体的にはBCP調査、納期・価格交渉、取引先情報・台帳の更新、契約締結、購入代金の支払業務、買掛金のデータ作成、営業システム情報の更新作業、新商品の立案など多岐に渡ります。
いずれの資材業務も顧客要望に直接リンクするため、自ずとBCPの位置付けも高くなります。

中島さん： 大きなきっかけとなったのは2011年に起きた東日本大震災です。

当時、私自身は名古屋営業所におり被災したわけではありませんが、東北にも取引先や営業所が複数あったので、電話やメールで安否連絡を取り、必要であれば資材部のスタッフが現場に出向き事業復旧作業などをお手伝いしました。

また、取引先で災害が起きるケースもあれば、その先の外注先や材料メーカーが影響を受けるケースもあるので、さまざまな可能性を考慮した上でのBCP対策を講じました。 そこで少しでも手間や時間をかけず、しかし確実に被災情報の収集をできる方法はないかと考え、専用システム導入を検討するに至りました。

中島さん： 以前は災害が発生した際、エリア別に取引先を絞り込み、スタッフ総出の電話によるローラー作戦により被災情報の収集を行っていました。
東日本大震災のように災害規模が大きいと対象エリアも広域となります。それでも短時間での被災情報の収集を余儀なくされるため、予め対象を絞り込んで電話連絡せざるを得ない状況となり、時間と手間がかかることに加え、得られる被災情報が限定的となることが悩みの種となっていました。

中島さん： 元々、こういった情報収集を社内でシステム化できないものかとアプリ作成を検討しましたが、時間も費用もかかることが分かり外部システムの導入に切り替えました。
たまたま通勤時の車内広告で災害時の情報収集を簡単にできるというトヨクモの安否確認サービス2を見かけたこともあり、他社サービスとの比較をしました。他社は基本機能以外課金制であったり、使いづらかったり、サポートが不十分だったり。最終的に試用期間を経て感じた操作性の良さ、コスト感、機能の充実性からトヨクモの安否確認サービス2を選びました。

中島さん： 当社ではサイボウズ社のGaroonを導入しており、トヨクモの前身がサイボウズ社ということで親近感がありましたし、信頼性も高かったですね。UIといいますか、操作画面にも親しみを感じ、使い勝手がよかったです。

その他にも決め手になった要素はいくつかあって、最終的に安否確認サービス2も含めた2社のサービスをトライアルしましたが、基本料金で地震以外の災害もカバーできる、データセンターが国際分際されているなど災害時の稼働やセキュリティ面でも安心な運用ができるのは安否確認サービス2だと思いました。

また、サポートが非常に手厚くて好感が持てたのもポイントです。
当社ではかねてより取引先の台帳をエクセル管理しており、既存のデータをCSVに変換するだけで簡単に移行できたのは非常に助かりました。また、一度登録操作を誤った際、サポートセンターに問い合わせたら一発解決でき、こちらの細かい質問にも納得できるまで解説してもらえました。
サポートポータルからダウンロードしたプレゼン資料も大いに役立ちましたね。BCPとは？の説明から始まるプレゼンの切り口が非常に分かりやすく、仕入先1社にかかるコストも当社の場合は月額缶コーヒー程度といった価格比較も掲載されていて、社内プレゼンではかなり手応えありました。
こうした作業も自分で一から行うと相当な手間や時間がかかりますし、他社にはないコンテンツが充実している点も導入をスムーズに進められた一因です。

中島さん： 当社は国内のみで台帳上約1,000社の取引者登録があり、そのうち約720社で定期的な仕入れがございます。また地域は北は北海道、南は鹿児島まで分布しています。
そのため、まずは仕入れの8割を占める仕入れ先に絞り込み、安否確認サービス2のアカウントを付与しました。今後も継続して仕入れ先及び社内関係者にもアカウントを付与し運用していく予定です。

中島さん： 導入準備として、トライアル期間の2022年11月、対象先にシステムを導入する旨をメールで伝えました。
メールにはトヨクモのサポートポータルへ誘導する内容でURLを記載し、各取引先にはサポート動画などを見ながら1ヶ月ほどかけて設定して頂きました。ITに馴染みのない取引先には、文面だけではなく電話でもフォローしましたが、各取引先の理解度は良好でした。また、登録状況がオンタイムで画面確認ができたので非常に便利でした。

トライアル期間中に茨城県で地震が発生し、現地に拠点を構える取引先10社ほどに安否確認メールが配信されました。予期せぬことではありましたが、後日取引先に回答時のヒヤリングをしたところ「操作、回答が非常に簡単だった」と感想をいただけました。そして同年12月には対象取引先が足並みを揃えてシステムを始動できました。

中島さん： 取引先にシステムのご理解を頂くために、サポートポータルにある「早わかりムービー」や事前にいただいた「スタートアップガイド」を引用させていただきながら丁寧に説明しました。
URLから回答するだけで安否確認が完了できる単純明快なシステムですし、何よりマニュアルが分かりやすかったことが、短期間でスムーズに導入できた1番の理由かと思います。

中島さん： 先ほどもお伝えした通り、東日本大震災が発生した際、当社は100％人力で被災情報の収集を行っていました。
電話による確認作業は1社につき5分程度ですが、まずはその対象取引先を絞るのに1時間、そこから5名ほどのスタッフでの電話対応に約1時間、さらに集計に30分はかかり、その後社内展開して最終的に顧客へ調査回答するまでに少なくとも2時間半ほどかかっていました。それが今では、実質1名の担当者が15分以内で行なえるようになり、大幅な時間短縮ができています。

24時間365日いつでも取引先へ安否確認メールが自動配信され、時間や場所を選ばず自分のタイミングで状況確認や集計作業ができるようになったのも大きな利点です。
一方で、電話を受ける側のストレス軽減にも大きく貢献していると思います。被災下では当社含め複数の企業から取引先へ被災確認の連絡があると思われますし、場合によっては断続的に地震が発生している最中に電話対応をお願いしてしまうようなケースもございます。しかし、安否確認サービス2を導入したことでストレスも解消され、双方にメリットが得られました。

中島さん： 有事の際もお客様への供給を途絶えさせないということを最優先事項と考えるため、安定したサプライチェーンを確立するにはBCP管理が非常に重要になります。
長らくの課題を安否確認サービス2でシステム化できたので、今後は対象取引先を拡充していきたいです。
この度の導入で、安否確認方法が社内でドラスティックに変化し、本当に恩恵を受けていると実感しております。今後ともよろしくお願いします。