もともと、あまり大きな課題は感じていなかったのが正直なところです。ただ、建設業という業種柄、屋内で働く従業員もいれば、外で施工する現場作業員もいます。パソコンを使わない従業員も多いので、安否確認時には個人アドレスにメールしたり、電話をかけたり、それなりの負担がかかっていました。

また、外国人の実習生がいるので、「そもそも安否確認とは何か」「災害時にどんな行動をとらなくてはいけないのか」を説明する必要があることも悩みの一つでしたね。

社内勤務でパソコンを活用する従業員はコミュニケーションツールを利用しています。ただ、そのツールは主に社外とのやり取りするために導入したもの。屋外で働く従業員との連絡手段は確立されていませんでした。

連絡ツールとしてメッセージ専用アプリの導入も検討しましたが、少ないやり取りのためにダウンロードを促すのは気が引けますし、追加でコストがかかってしまうのもネックで。結局、電話かメールを活用することがほとんどでした。

そのため、個人アドレスが変わるたびに登録内容を修正する対応や、電話が通じなかったときの対応など、どうしても手間が残ってしまっていたんですよね。

BCP策定がシステム導入を検討しはじめた理由です。災害が頻発する日本では、緊急時のリスクマネジメントが強く求められていますよね。当社は建設業なので、何かあったらすぐに対応できる体制を整えておかないといけません。水や道路などのインフラの復旧や、仮設住宅の建設、橋梁の修復など、災害時に建設業の担う使命は多岐に渡ります。

BCP策定にあたって、アナログで対応していた安否確認フローを見直す必要があり、インターネットで検索。「安否確認　アプリ」「安否確認　システム」といったキーワードで探していたところ、安否確認サービス2を見つけました。

まずは、当社の規模感と費用面のバランスがマッチしていたことがあります。安否確認サービス2の公式サイトでは利用料金が公開されているのですが、まさに当社の予算感と一致していたんです。

次に、家族の安否が確認できること。ファミリープランかエンタープライズプランであれば、緊急時に家族とコミュニケーションをとれる『家族メッセージ機能』が使えます。家族の状況が分からないなかでは、不安に駆られて仕事が手につきませんよね。かといって、電話やメールはつながらないかもしれない。そこで、緊急時にも安定して稼働している安否確認サービス2で家族と連絡できるという他社にはない魅力も、決め手となりました。

安否確認サービス2の開発元のトヨクモ株式会社が提供する『BCP策定マニュアル』を参考にしたところ、スムーズに立案できました。安否確認サービス2を活用すれば、緊急時には従業員の安否確認が自動的に実施されるため、BCPも運用しやすくなります。

また、個人ごとに言語を選択できるので日本語が不慣れな外国人の実習生にとっても使いやすい点も魅力です。国籍や就業場所、職種を選ばずに共通のプラットフォームを使えるのはBCPの観点からも大切なことだと感じています。

平常時の積極的な活用を心がけています。緊急時に活用するだけだと、システムの存在すら忘れてしまって、いざというときに扱えないリスクがありますよね。せっかくシステムを導入したのだから、できるだけ活用したいという思いもあります。

具体的には、車両点検の日程や設備の改修状況などのお知らせ、その他通達などを安否確認サービス2にアップするようにしています。

導入前は紙で印刷して、社内の従業員には回覧、現場で働く人には週1回の朝礼で配布していました。でも、発信から1週間～2週間程度かかってしまうため、どうしても情報の鮮度が落ちてしまう。急ぎの場合は従業員全員に電話していたため、安否確認サービス2️のメッセージ機能を使いはじめて情報共有がとても楽になりました。

社員旅行や行事への出欠確認にも使っています。行事の概要を記載したうえで、複数の選択肢を提示して質問できるため、「午前だけ参加したい」「宿泊はしない」といった従業員の個々の状況に応じた回答も受け付けられます。
あとは健康診断のお知らせにも使っていますね。

年に1回実施している安全確認訓練の回答率がかなり向上しました。いま、導入して3～4年が経過したところですが、平常時にも積極的に活用するように意識付けたことで、ますます回答率と回答速度は上がっています。

私たちは建設業のため、重機を操作していたり、大きな音のする環境で作業していたりする従業員も多く、通知に気づかないことも。ただ、安否確認サービス2には未回答者に自動で再送信される機能があるので、回答率もあがり管理側の手間も削減されました。

安否確認システムとしての役割を果たしつつ、平常時にもコミュニケーションツールとして活用できているので、おおむね満足しています。メールを見ない従業員も多いため、スマートフォン専用のアプリを介してお知らせできるのも非常に便利だなと。

ITシステムに慣れていない従業員も多く、はじめは不安でしたが、操作もシンプルで直感的に回答できる点も魅力に感じています。

今後は、データベースの共有化も図りたいところです。いまは入退職者の情報や勤怠管理はそれぞれ別の基幹データで対応しているため、集約できたら嬉しいですね。社内の設備予約や車両確保にも使えたら、活用の幅が広がります。

また、『掲示板』の活用も考えています。単に情報を掲示するだけなら、別のツールのお知らせ欄にだしておけばいいと思うんです。でも、安否確認サービス2なら、従業員がコメントを書けるのでより有効な活用方法がありそうだと感じています。

たとえば、会社の改善課題があったときに「こういうところを改善しました」とお知らせして、リアクションをもらうようなイメージ。従業員側から、車両の情報や設備の問題点を挙げてもらうのもいいかもしれません。

当社のように従業員がさまざまな場所で働いている会社や、出張所や支店が複数ある企業には、特に導入をおすすめできます。

規模感がそこまで大きくない会社だと、情報発信・収集を行うのは社長や専務だったりしますよね。安否確認サービス2なら、安否確認だけではなく、掲示板や定期的な業務連絡の手間が省け、業務効率化につながると思います。

※掲載内容は取材当時のものです。