安否確認サービス2導入を皮切りに、防災と感染症への対策を軸としてBCP策定を進めています。

感染症に関しては昨年度に策定し、今年度から運用を開始しています。そして防災に関しては現在策定を進めており、来年度から正式に運用する予定です。

指揮系統の整備と情報共有を意識的に行っています。まず各施設ごとに防災委員会を設置し、緊急事態に現場単位で対応できる体制を整えました。

さらに、全従業員に対してBCPに関する情報の共有をしています。以前までは担当者しか非常時の鍵の場所や水などの物品の保管場所といった、緊急時に必要な情報を持っていませんでした。そのため担当者が被災によって動けなければ、現場が混乱してしまう状況だったんです。

それを防ぐために、緊急時の対応フローを図解なども使いながらマニュアルにまとめ、全従業員に共有しています。

導入以前は、緊急時の安否確認は電話による連絡網で実施していました。ただ、東日本大震災の際にも問題になりましたが、災害時には電話回線にアクセスが集中しやすく、通信できなくなるリスクも高いといわれています。また、そもそも、緊急事態に電話で連絡網を回すのも従業員にとっては大きな負担となるため、改善の余地を感じていました。

また、電話による連絡網にはプライバシーの観点でも大きな課題があります。当時は、いつ起きるかわからない緊急事態に対応するため、全従業員の電話番号を記載した書面を、常に携帯することがルールでした。個人情報の管理という面ではリスクの大きい運用体制ですよね。

これらの課題を解決するために、安否確認システムの導入を進めることになりました。

コストパフォーマンスが最も優れていたからです。
私たちは社会福祉法人なので、大きく利益を伸ばすことはできません。限られた予算内で、必要な要件を満たしているシステムを導入する必要がありました。

最終的に3つのシステムを比較検討し、機能とコストのバランスが最も良いと判断したのが、安否確認サービス2でした。

はい。システム導入における最優先事項は「緊急時の安否確認体制を整えること」だったので、そこに関する機能とコストのバランスを検討し、システムを選びましたね。

安否確認サービス2は全体またはグループごと、そして個別にメッセージを送信できる「メッセージ機能」があります。また、データサーバーを世界各地に分散させ、クラウドサーバー上にシステムを構築しているため、国内で大きな災害があっても安定して利用できます。そのため、災害時の連絡手段として活用できるという大きな安心感がありました。

安否確認および連絡ツールとして必要十分な機能を備えつつ、他のシステムと比較してコストも抑えめだったことから、安否確認サービス2の導入を決定しました。

緊急時だけでなく、平常時での連絡手段としても使いやすかったことが理由です。

以前は、コンプライアンスやハラスメントの観点から、従業員の連絡先を聞きづらいという上長の声がありました。その点、安否確認サービス2は、従業員が自らシステムに登録し、その情報は管理者にも共有されません。

従業員のプライバシーを守りながらも、全体または個別に連絡できる手段が得られたのは、組織運営において大きなメリット。導入による効果が想定以上に大きかったことを受け、追加での契約を決めました。

災害での安否確認や緊急連絡には、現時点で一度活用しました。基本的には平常時の連絡手段として利用しています。

従業員の安否確認を行ったのは、以前震度5弱の地震が発生した際。当時は安否確認の自動送信機能を活用していなかったため、手動での送信となり時間がかかってしまいました。

その経験から安否確認の自動送信は必須だということになり、現在は気象庁の情報と連動して、自動で送信されるプレミアムプランに変更。迅速に対応できる体制になっています。

平常時の連絡手段については、以前はLINEを利用していたところを、現在は安否確認サービス2にて各施設ごとにメッセージグループを作成し、そこで業務連絡を行っています。

私たちのような非営利法人から中小企業、大企業まで、どんな組織にもおすすめできると思います。

企業の規模に合わせたプランで導入できるため、従業員が少なかったりコストに余裕がなかったりするような非営利法人や中小企業であっても、無理なくシステムを導入できます。

大企業では、本社だけでなく複数の事業所があるケースも少なくありません。そういった企業でも、本社でシステムを一元管理しながら、各事業所の担当者に権限を付与することで、事業所単位で有効的に活用できるようになります。現状施設ごとに契約している弊法人も、いずれはエンタープライズプランへ変更し、全てを一元管理することも検討しています。

どういった組織においても、安否確認の課題を解決できるシステムだと思いますね。

現在、安否確認サービス2を活用して行っている緊急事態を想定した訓練は、今後も実施を続ける予定です。そのうえで、平常時においてもシステムをより有効的に活用できる方法を模索しています。

安否確認サービス2の導入前は、チャットツールの導入も検討していましたが、ありがたいことにその必要はなくなりました。

ただ、まだ会社としてのルールやオペレーションには改善点があり、うまくいっていない部分もあります。それらを改善してより良い安否確認/連絡体制を作ることが、今後達成したい目標です。

※掲載内容は取材当時のものです。