南部さん：1929年、創業者の鈴木忍が妻の手荒れに心痛めて、独学でクリームをつくったところから「POLA」がはじまりました。
現在は、「POLA」、「ORBIS」を中心に「美と健康」に関わる事業を展開しています。株式会社ポーラ・オルビスホールディングスの設立は2006年で、従業員数は単体で171名、連結で4,261名（2021年12月時点）です。グループ戦略の策定や経営のモニタリングなどの経営管理業務を担っており、2029年の創業100周年を見据えて「感受性のスイッチを全開にする」というミッションを掲げ、社員が常に個を磨き、お客さまや環境の変化を敏感に察知する高い感受性を持って、多様化する「美」の価値観に応える組織を目指しています。

南部さん：2012年ごろから事業継続力強化を目標にBCP対策を進めており、緊急時の初動対応を円滑にするために安否確認システムを導入しました。従前の安否確認システムでは、管理者アカウントを各グループ会社の安否確認責任者に付与する運用をしていたのですが、一度に利用できるアカウント数が限られており、緊急時に各社同時に安否確認が行えず、一部のグループ会社ではリアルタイムに従業員の安否確認を行えない問題が発生していました。これによって、安否確認の順番待ちが発生し、初動対応が遅れていました。

南部さん：はい。初動対応では人命保護に向けた状況把握や二次災害の防止に大きく関係しています。また事業復旧までのスピードにも関わりますので、初動対応の課題を重要項目の一つと認識し、安否確認システムの切り替えを検討し始めました。
また、BCPでは複数の災害や企業インフラの停止によるコミュニケーションツールが利用できない事態も想定しているので、それらに対応できるシステムを導入したいとも考えました。

南部さん：以前利用していた安否確認システムとトヨクモさんの「安否確認サービス2」、そして類似する2製品の計4製品を比較検討しました。汎用性が高いシステムであることを大前提に、従業員・管理者の操作性が良く、また低コストで導入・運用できることを重視していました。
こういったシステムを導入・運用する際は、従業員情報の定期的なメンテナンスがとても重要であり、導入・運用に関する設定やメンテナンス性もリソース配分の視点で考慮しました。
安否確認サービス2には、CSVファイルから人事情報を一括で追加・削除・更新できる機能があり、管理している人事情報に安否確認サービス2で必要な項目を追加すれば、手動でのメンテナンス作業を最小化し、4200名という規模の人事情報をほぼ自動で管理しています。検討していた他の製品にも類似の機能がありましたが、特に安否確認サービス2はデータインポートの仕様がシンプルで分かりやすく、要件定義の段階では人事部門や情報システム部門との調整がスムーズに行えました。
課題であった管理者アカウントの同時アクセスについても、追加費用を支払わず無制限に管理者権限をユーザーに付与できるため、BCP対策を柔軟に見直すことができます。また、常に最適化された状態でサービスを利用できることも導入の決め手となりました。

南部さん：安否確認システムの切り替え前から従業員への周知、安否確認システムへの登録状況の確認を万全にし、導入1カ月後に、安否確認通知の通達率や管理者の操作理解度の確認を目的とした安否確認訓練を行いました。
1社でも安定運用が担保できなければ、事業継続の視点から安否確認システムが機能しない可能性があることを意味しますが、訓練では従業員から迅速に安否確認メールに回答があり、管理者も操作に迷うことなく、結果的に全従業員の安否情報を滞りなく収集することができました。安否確認サービス2の直感的な使いやすさが早期の社内浸透につながったと考えています。

南部さん：多くのグループ会社の本社機能は都内にありますが、商品の研究や開発、生産、物流の拠点はさまざまで、また販売店は全国に展開しています。
地震や風水害といった災害が発生した場合、例えば、グループの事業会社では、従業員の安否状況および店舗の被災状況を確認する必要があります。安否確認サービス2の導入後、震度5強以上の地震が何度か発生しましたが、震源地の拠点に所属する従業員に対してすぐに安否確認の通知がされていることを確認しました。訓練の成果もあってか、迅速に回答が集まり、仮に回答がない場合でも、自動的に回答を催促する再通知が行われるので管理者としては、安否確認の手間がなく、収集された情報を確認して、対応策を議論すれば良いので、初動対応が早くなったのはもちろん、管理に掛かる負担が軽減されたと感じています。

南部さん：全国に拠点があり、その地域ごとに気候や地形が違うため、オールハザードに対応したBCP対策を進めています。今は、土砂災害や河川氾濫、大雨特別警報といった水害被害の対策について、どのように従業員の安全を確保するかといったことを考えています。地震は、発生直後から被害が表面化することが多いですが、水害被害は時間と共に影響の度合いや範囲が刻々と変化するため、災害発生直後に瞬発的に安否確認をするだけでは、リスク対策できません。従業員の安全を遅延なく、正確に把握するために安否確認サービス2をどのように運用すれば良いのか検証を進めていきます。
また、安否確認サービス2をコミュニケーションツールのひとつとして活用できるか検討しています。社内コミュニケーションにビジネスチャットツールを利用していますが、災害、サイバーテロ、システムエラーなどの影響でチャットツールが一時的に使えなくなる可能性もあります。感染症対策を契機に、生産性やエンゲージメントを向上させるためリモートワークが普及し、新しい働き方の一つとしてスタンダード化されています。企業インフラが停止した時にオフィス外からでも会社とやりとりができるよう、情報周知のための代替ツールとして安否確認サービス2を運用する仕組みを整えていきたいです。