他社の安否確認ツールを2015年に導入したものの、災害時の情報収集に課題があり、2021年9月に『安否確認サービス2』を導入していただきました。

今回は『安否確認サービス2』を導入した経緯と運用に関する工夫について、業務サポート部 部長の小達真氏、業務サポート部 総務課 課長の石川聖氏、同じく業務サポート部 総務課 サブチーフの榎本沙織氏にお話を伺いました。

2015年以前は、安否確認のためのツールは導入していませんでした。現在ほどの規模ではなかったので、メールと電話で連絡を取っていたそうです。しかし、企業規模を拡大する中で、災害時の営業継続はどうするべきか、という課題を感じるようになりました。

そこで、2015年に他社の安否確認ツールを導入したそうです。比較調査に多くの時間は設けず、ツールを知る機会があったので、試してみようと使い始めました。当初は正社員の1000人からスタートし、最大で2400アカウントまで増えました。

「以前のサービスでも安否確認はできたのですが、社員だけ確認するのでは、会社のBCPとして役割を果たすのか、と考えました。社員だけでなく、パートやアルバイトも含める必要があり、人数を増やすとコストが問題になります。また、本部への報告に手間がかかることも課題でした」（小達氏）

安否確認情報を対策本部に報告する場合、CSVファイルで出力したデータを集約し、Excelで加工する必要があります。この作業は総務担当者ができるものではなく、新たなツールが必要になると判断したそうです。

2020年、ビックサイトで開催された「オフィス防災EXPO」という展示会で、安否確認ツールを探したところ、トヨクモのブースにも立ち寄ってくれました。そこから検討を始め、導入に至ったと言います。

「『安否確認サービス2』を選んだ決め手は、事務局側が大変な手間をかけて集計する必要がない、というところです。その他、特別警報でも安否確認の通知を自動送信できたり、Twitterとの連携ができたりといった特徴も魅力的でした。その上で、コスト面も考えると優れたサービスだな、と感じました」（石川氏）

株式会社ベルクでは、2021年9月に『安否確認サービス2』を正式に導入しました。利用するユーザーは約1万5000人で、メールアドレスの登録率は脅威の96％です。この高い登録率は、業務サポート部の努力の賜物でした。最初は積極的に各部署の上長に従業員への登録を促してもらい、登録率が85％を越えてからはテスト配信を行い、啓蒙していき、おおよそ2ヶ月で90％を超えたそうです。

周知する際は、最初から多数の問い合わせが寄せられることが予想できていたため、あらかじめQ＆Aを作成しました。「上手く登録できない」「ログインできない」といった、よくある疑問にまとめて回答し、誰でも見られるようにしたのです。

従業員が『安否確認サービス2』の利用に積極的なのは、社長の方針が要因の1つだと言います。同社は災害時に生きていくために必要な食べ物を提供する社会的役割を担っています。

当然、従業員の安全は最重要事項ですが、災害時こそ、安否確認に時間を奪われるわけにはいかないので、『安否確認サービス2』に100％登録することを目指すように指示されているそうです。そのため、「『安否確認サービス2』に登録していない」ということに対して、社内では「それはまずいことだ」と皆さんが認識していると言います。

本取材を行った2022年3月17日の前日、3月16日の夜に福島県沖でマグニチュード7.4の地震が発生しました。最大震度6強という強さで、東京でも大きく長く揺れが続きました。

もちろん、安否確認の通知が送信されました。翌日の集計結果を見ると、回答率は82％と低くはないですが、100％には遠い数字です。また、翌朝、従業員からの電話が殺到し、回答できなかった主な原因を調査した結果、登録時からメールアドレスを変えていたからということが判明しました。今後、その方達には登録を新たに促していくとのことです。

導入後、元々の懸念点だった集計作業の手間はなくなりました。『安否確認サービス2』の集計画面を見れば一目で状況を確認できるようになったため、手作業が不要になったと言います。そのため、あまりツールを使ったことのない総務担当者でも、画面キャプチャを社内で使っているチャットに送信するだけで本部に報告できるようになりました。

「CSVでいちいち書き出して分析しなくて済むのは何より便利です。災害時は総務に大きな負荷がかかるので、安否確認の集計をどれだけシンプルにできるか、誰でもできるか、が使っていく上で重要なところです。集計はすごく大事ですが、そこに時間を割いていられないというところの落とし所がこの『安否確認サービス2』なんだなと思います」（石川氏）

「集計機能以外では、地震だけに留まらず、多用な機能を持っているところも気に入っています」（石川氏）

地震だけでなく、津波や特別警報でも一斉送信できる点も選ばれたポイントでした。以前使っていたツールは地震以外では活用しにくかったそうです。

『安否確認サービス2』では、手動送信機能も活用しています。例えば、コロナ禍の今、何かあったらPCR検査をしたり、緊急で店舗を閉めたりすることがあるかもしれません。従来であれば電話の連絡網しかなかったのですが、今では『安否確認サービス2』でグループチャットのようにメッセージを送信できます。

「部門の主任を介さなくても全員に発信できるのが便利です。普段からのコミュニケーションに活用できるのも魅力ですね」（石川氏）

同社では、災害時にちゃんと活用するため、年に2回地震を想定した訓練を行っているそうです。

人の入れ替わりが激しい同社のビジネスモデル上、会社の貸与携帯はないので、会社側から一人一人にアプローチする方法がなかなかないのがネックでした。『安否確認サービス2』を導入したことで、個人の携帯に直接連絡が届くようになり、掲示板機能を使って「新商品が出たのでぜひ試して下さい」といった普段のコミュニケーションも取れるようになったと言います。普段使いでサービスに慣らして災害時に備えているとのことです。

「トップが言うように、安否確認は会社の義務で、有事の際の最優先事項です。100％登録して100％回答が来るようにするというのはなかなか大変なハードルですが、そこに向けて事務局は引き続き工夫していこうと思います」と小達氏は語ってくれました。