導入のきっかけは、令和2年7月豪雨でした。

会社がある鹿児島県ではこれまでに経験したことないような大雨が降り、会社の近くにある川が氾濫してしまったんです。どんどん雨が強まっていたこともあり、一刻も早く「安全を最優先に。無理に出勤しないように」と従業員に伝える必要がありました。

しかし当時は安否確認のシステムを導入しておらず、電話による連絡網で指示を伝達しなければならない状況。私から部長、そして課長、従業員へと1人ひとり指示を伝言していくしか手段がありませんでした。

いいえ、連絡網を回す手間を従業員にかけてしまったほか、伝言されるなかで指示が間違って従業員に伝わってしまったんです。

私からは「雨が強いから、無理して定時（8時）に出社しなくていい」と連絡していました。しかし、途中で内容が徐々にずれてしまい「全従業員が9時に出社しなければいけない」という指示で伝わってしまったようで……大雨のなか無理して出社した従業員もいました。

大きな被害がなかったのは不幸中の幸いでしたが、当時は本当に焦りましたね。

あのとき、安否確認のシステムの必要性を痛感しました。災害時の連絡や安否確認は命に関わること。災害に遭ってはじめて弊社の緊急連絡体制の脆弱さが分かりました。

電話連絡では時間もかかるし、指示が間違って伝わってしまう危険性も高い。普段の連絡ではLINEを利用することもありますが、従業員の安否を確認する手段としては機能しないでしょう。

この状況を一刻も早く改善しなければと、すぐに安否確認システムを探し始めました。豪雨災害に遭ったのが7月の上旬、安否確認サービス2を導入したのが8月下旬。早急に導入する必要を感じていたため、その2ヶ月間はシステムの選定から導入、従業員への周知と体制構築に注力しましたね。

まずは、費用面です。料金プランが一定人数ごとの定額制というのが魅力でした。従業員一人あたりに料金が発生するシステムが多かったのですが、パートタイムの方が働かれている弊社は人の入れ替わりが多いため、そういったプランだと運用しづらく。その点、安否確認サービス2は定額制のため見通しが立てやすく、そのうえ低価格のため、中長期的にみてランニングコストが抑えられることが導入の決め手となりました。

また、30日間の無料お試しで利用した際に、かなり使いやすいと感じたんです。機能が充実していて、災害時には自動で安否確認してくれたり、月に1度のメンテナンスで従業員に通知が届くか確認できたりと、導入するだけで防災対策が何段階も進むと実感し、導入を決めました。

鹿児島という土地柄、定期的に台風が直撃するので、安否確認サービス2を利用して従業員の被害状況を確認しています。停電などの被害が出ていれば必要な物資を届ける、といった対応がすぐにできるようになりました。

災害時以外でも従業員へ全体連絡する手段として活用しています。もともとグループウェアは会社として導入しているのですが、パートタイムの方などが登録するのは難しく、全従業員に連絡できる手段は電話しかありませんでした。安否確認サービス2を導入したことで、パートタイムや外国人スタッフを含む全従業員に対して一括でメッセージを送れるようになり、平常時における業務効率化にもつながったと思います。

全従業員へ正確に連絡できるようになった。これが何よりの成果ですね。

令和2年7月豪雨の際、被害はなかったものの最悪の結果を招いてしまったと思っているんです。指示が正確に伝わらなかったことで従業員を危険な目に遭わせてしまい、実際に「こんな状況なのに出勤しないといけないのか」という不満の声もありました。

安否確認サービス2を導入し緊急連絡や安否確認の体制を整備したことで、従業員が安心して働ける環境が実現できたと考えています。日常的にも社内発信や従業員アンケートなどコミュニケーションが取りやすい環境になり、もしも大きな災害があったとしても適切な対応が取れる仕組みが作れていると自信をもって言えます。

星5つです。コストを抑えつつ、万が一の事態が起きたとしても適切な対応ができる環境を整えられました。

保険会社さんや電力会社さんが、安否確認システムを提案をしてくれることもあったのですが、費用面や機能面など総合的に見て、安否確認サービス2が弊社にいちばん合ったシステムだと思います。

弊社のような中小企業だと、安否確認を電話やLINEだけで済ましている企業も少なくないと思います。

安否確認サービス2なら登録・回答状況を一括で管理できますし、LINEと連携して安否確認通知を送ることも可能。会社としても従業員としても、お互いにすごく楽に利用できます。中小企業に最適なシステムじゃないでしょうか。

もっと日常的な社内発信に活用していこうと思います。

社内発信を安否確認サービス2を通して行うことで、従業員とのコミュニケーションの一環になることはもちろん、システムへの理解が深まり通知を確認する習慣が身に付くはずです。万が一の事態が起きたときに、全員が適切な対応が取れる環境づくりをしていこうと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。