緊急時の連絡ツールを統一
安否確認を効率化して迅速な初動対応を実現
安否確認を効率化して迅速な初動対応を実現
- 社名
- 株式会社本間ゴルフ
- 業種
- 利用規模
- 掲載日
- 2023.10.2
課 題
緊急時の連絡ツールが統一されておらず、手作業の集計に手間と時間がかかっていた
対 策
緊急時の安否確認を安否確認サービス2で実施
効 果
緊急時の連絡ツールが安否確認サービス2に統一されて、安否確認が非常にスムーズになった
自動集計で手作業が一切不要となり、迅速に初動対応に移れるようになった
しかし、国内に400名近い従業員を抱える株式会社本間ゴルフでは、緊急時の連絡ツールが統一されておらず、有事の際は安否確認や集計作業に非常に時間と手間がかかっていたそうです。今回は、安否確認サービス2を導入し安否確認と集計作業を完全自動化したことで、スムーズな対応が取れるようになったと実感されているという監理部満﨑さんにお話を伺いました。
人的にカバーしきれない部分を安否確認サービス2が助けてくれる
ご経歴と現職での業務やミッションを教えてください。
満﨑さん：普段は、FinanceIT&GA本部の監理チームとして、会議の運営や社内規定の整備、知的財産権の管理、コンプライアンス業務などを主に行っており、その中でBCP業務の一環として安否確認サービス2の運営にも携わっています。緊急事態発生時は従業員の安否確認に加え、必要に応じて災害備蓄品の配布などを行います。チームと言っても現状1人で管理している状況なので、防災対策にしても日頃から皆さんに理解していただく、動いていただくということが必要になります。そのため、有事の際には安否確認サービス2があって非常に助かっていますね。
複数の災害に対応。簡単な操作性とメンテナンスに手間や時間がかからないことが魅力。
安否確認サービス2の導入のきっかけを教えてください。
満﨑さん：1つが集計作業がアナログだったということ、もう1つが有事の際の連絡ツールが統一されていなかったことです。当時、社内のルールとしては、有事の際はTwitterを利用して安否確認を行うという流れになっていました。Twitterの公式アカウントから投稿や呼びかけをする形なのですが、これまでに活用される機会がほとんどなかったこともあり社内で浸透しておらず、非常に分かりにくかったんです。それで結局、現場では上長の独自判断で電話やメールを使ってやり取りをしている状況でした。
数ある安否確認システムの中から、安否確認サービス2を選んだ決めてはなんですか？
満﨑さん：実は1社、決まりそうになっていた会社があったのですが、そのシステムの自動メール配信機能でカバーできるのが地震のみだったんです。しかし、弊社の酒田工場は海の近くに位置しているため、津波警報にも対応するシステムが必要だということになりました。社員の安全を確実なものにするためには、より多くの警報に対応しているシステムが好ましいということで、安否確認サービス2を選びました。安否確認サービス2であれば、もともと課題として挙がっていた連絡ツールが統一されていないことによる状況把握の困難さや集計の手間などの問題も同時に解決すると判断し、導入も非常にスムーズに進みました。
また、当時ガラケーの社員やインターネットになじみのない社員もいたことから、ガラケーでも対応可能か、誰もが簡単に操作できるかといった点も重視しました。一方、管理側としては、メンテナンスに手間や時間がかからないこと、価格が予算内で収まることも大きかったです。
オリジナルマニュアルやトヨクモ主催の一斉訓練で安否確認サービス2の利用定着を促進
安否確認サービス2を導入するにあたって、工夫したことがあれば教えてください。
満﨑さん：周知活動のためにオリジナルマニュアルを作成し、部署や人数を絞って事前テストを行いました。管理側としては、それぞれ勤務地などを含む社員情報や社内メールアドレス、社用携帯の情報をまとめた連絡先一覧も作成しましたね。それでも以前災害が起きた際、一部の社員が安否確認サービス2を利用していなかったことが分かったんです。今後も定期的に周知活動を行い、有事の際は必ず安否確認サービス2から回答するということを浸透させていきたいと思います。
社内における防災意識の変化を感じられていますか。
満﨑さん：そうですね。システムを導入する前から備蓄品の配布などをすでに行っていましたし、東日本大震災が発生した際には不足品をその場にある物で代用するというようなことも経験していました。そのため、もともとそれなりに防災意識はあったと思うのですが、安否確認サービス2を導入してからは毎月のメール配信、トヨクモさんが主催している一斉訓練などでさらに個々の防災意識が高まっていると感じています。
そうですよね！一斉訓練に参加されていますがその背景と感想を教えてください。
満﨑さん：社内での啓蒙活動としての意味もあるのですが、何より実際に使った経験がなければ、いざという時に活用ができないだろうという想いがあります。有事の際、スムーズに回答してもらうためには実際に触ってもらうことが1番なので、とにかく「操作してもらう」ということを目的に一斉訓練に参加させていただいています。現状では、社内で独自に防災訓練を行うに至っていないため、年に1回のトヨクモ一斉訓練には今後も必ず参加させていただくつもりです。
また、訓練は自体滞りなく開催していただいていますし、集計レポートも非常に分かりやすくそのまま全社に共有できるので助かっています。一方で社内の問題としては、やはり従業員が勤務している時間帯に行われるため、実際の災害とは異なりリアルタイムで確認が難しい、回答までに時間を要するといった課題は残りますね。ただ今回、トヨクモさんの方から当社の回答率が非常に高いと仰っていただき安心しました。
一斉訓練を含め、弊社のサポート体制についてご満足いただけていますでしょうか。
満﨑さん：当時は前任の担当者だったのですが、システムを構築する際、マスタの登録などに関してサポートセンターの方と密にコンタクトを取りながら作業していた印象です。最も苦労すると考えていた全従業員のデータ登録が手間なく一括で行うことができ、全体的に操作が簡単だったことから1人で構築することができたと聞いています。
状況把握までの時間が大幅に短縮され迅速なネクストアクションの決定が可能に
安否確認サービス2を導入後、実感された成果があれば教えてください。
満﨑さん：集計作業が非常に楽になりましたね。回答結果をパッと見ただけで回答した人としていない人が把握できるので、回答してない人に対してはすぐ個別に連絡ができますし、上長などにも共有しやすくなりました。また、これまでは複数のツールを使って連絡を取っていたので状況把握に時間を要していましたが、安否確認サービス2を導入したことで連絡手段が統一され、かなりスムーズに安否確認ができるようになったと実感しています。
緊急時の安否確認には安否確認サービス2が必須
今後の防災・BCP対策に関する取り組みの展望を教えてください。
満﨑さん：当社では、今後も安否確認サービス2を緊急時の初動対応で従業員の安否確認やその他被災情報の収集に活用していきます。現在、コミュニケーションを取る際は別のツールを使っているため、統一するのが難しいというのが実情です。ただし災害時、現在別で導入しているチャットツールにトラブルが発生した場合には、安否確認だけでなく情報共有のツールとして安否確認サービス2を活用するつもりです。
トヨクモに期待することはありますか？
一斉訓練の際に社員から「自分が回答できているかどうか分かりにくい」という意見が出ました。管理側だけでなくユーザー側も手軽に自分が送信した内容が確認できるようになると、さらに使い勝手がよくなると思います。
