当院は災害拠点病院に指定されているため、災害時における医療提供が責務となります。その機能を果たせるようにとBCPを策定していましたが、適切な体制が整えられているとは言えない状態でした。

たとえば、BCPでは「災害が発生した場合、病院から6キロメートル圏内に在住している職員は病院へ参集する」と定めているのですが、職員への周知は十分でなく、以前はBCPの存在について知らない者もいたと思います。

病院として安否確認の方法は統一はしておらず、LINEグループだったり電話による連絡網だったりと、部署によって対応方法が異なっていました。

安否確認の対応フローが整備できていないことに課題は感じていたのですが、社内の防災意識がまだ高くなかったこともあり、抜本的な改善は進められていませんでした。

そのような状態を変えるきっかけになったのは、新しく配属された上長の「安否確認システムの導入は必須」という提言でしたね。その方は、以前勤めていた職場で、安否確認システムを活用しており、必要性を実感していたそう。提言をうけて、院内の安否確認に対する意識が少し変わり、防災対策を強化する第一歩としてシステム導入を進めることになりました。

まず各システムの公式サイトや比較サイトの情報をもとに、5つのシステムの比較検討を行いました。『無料お試し』も利用して、当院に最も適していると感じた安否確認サービス2を選びました。

当院が安否確認システムを導入するにあたっての一番の課題が、部署と職種の多さ・複雑さでした。当院は部署数と職種数が多く、「医師」という職種1つとっても、6種類に分類されています。そのため、安否確認体制を構築し直すにあたって、さまざまな方法で部署・職種を分類し「どの体制が効率的に安否確認を行えるか」テストする必要がありました。

システムによっては設定できる部署数に上限があり、当社の組織体制に対応できないものも多かったんです。その点、安否確認サービス2は、設定できる部署数に制限がなく、部署内の階層分けも可能。一度決めた部署や階層を変更するのも簡単だと感じました。

まとめると、一番自由に柔軟に活用できるシステムが、安否確認サービス2だったんですよね。安否確認体制の構築から行う当院にとっては最も扱いやすいシステムだと感じ、導入を決めました。

まず当院の状況としては、同じ部署内に医師や看護師、事務員というさまざまな職種が在籍しています。そのため、単純に部署ごとに安否確認を実施したとしても、効果的ではない可能性がありました。

災害拠点病院として「災害発生時に医療行為を行える人材を確保する」ことが重要だからです。部署ごとに分類しただけでは、「どの職種の職員が何人出勤できるのか」が曖昧になってしまうと判断しました。

そこで、部署ごとに大グループを設定したうえで、職種ごとに分類した小グループを作り、安否確認を進める体制をつくりました。

細分化したことで、災害発生時に「どの部署」の「どの職種」の職員が「何名」出勤できるかが、迅速かつ明確にわかるようになりました。

たとえば、総合内科所属の医療行為を行える医師と看護師がそれぞれ何名、警備強化の対応を担当できる事務員が何名、というイメージです。ルールづくり・システム設計がうまくいったので、今後はこれをブラッシュアップしていく予定です。

シンプルで使い勝手がいいシステムだと思います。管理者側としては、データの入出力も簡単に行えますし、安否確認連絡も回答集計もすべて自動、職員に送るメッセージも『メールテンプレート』が多数用意されているため、作業にほとんど手間がかかりません。

職員側からも、システム登録や訓練時の回答で困ったという問い合わせは届いておらず、問題なく活用できています。誰でも感覚的に操作できるのが、安否確認サービス2の魅力ですよね。

職員の防災意識が向上しました。

安否確認サービス2を導入してからは、防災対策やシステムの有効的な活用方法などについて、職員側からアイデアが出てくるようになりました。

とくに看護部が先頭に立って防災対策の強化を行ってくれています。看護部は患者さんと一番近い位置にいることもあり、もともと防災への意識が高かったのですが、病院全体で防災対策に取り組み始めてからはより主体的に行動してくれています。防災に関する勉強会を開催するなど、当院の防災面を引っ張ってくれています。

全体的に防災意識が高まってきたとはいえ、まだ不十分というのが正直なところです。そのため、今後は『メッセージ機能』を活用して防災についての情報発信を継続的に行うなど、啓蒙活動にも注力していこうと思います。

実際に大規模災害が起きても、災害拠点病院としての役目が果たせるように盤石な防災体制の実現を目指していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。