スノーピークウェルは、スノーピーク本社から委託を受け、商品の仕分けや検品、倉庫内での軽作業のほか、修理や乾燥幕体のたたみなどアフターサービス関連の作業を行っている会社です。病気や障害をもつ方に対し、就労機会の提供や訓練を実施する就労継続支援A型（雇用型）事業所として、2012年に設立しました。

弊社に所属する従業員は、本社から請け負う軽作業を通じて、一般就労に必要な知識や能力を習得すること、そして地域に貢献することを目指して活動しています。

安否確認の体制については、前々から整備したいと考えていました。従業員のなかにはITリテラシーが低くメールを打つのに時間がかかる人もいます。そのため、個人のリテラシーに関係なく、簡単に安否確認を実施できるシステムが必要だと考えました。

また、もともと従業員への連絡はメールで行っていましたが、そのご家族にあたる緊急連絡先を含めて一斉連絡する手段はなかったんです。

有事の際、メールのみだと一方通行の連絡になりがち。返信するのも難しい状況ですし、返信がなければ管理側は従業員が連絡を確認できたかどうかもわかりません。緊急時の連絡は電話ですることも多いのですが、電話回線は災害時につながらないリスクも高いですよね。

幸いにもこれまでは、弊社や弊社の従業員に、直接的に被害を及ぼすような災害は起こっていません。しかし今後、実際に災害が発生したときのことを考えると、メールや電話のみでは安否確認を実施することは難しいと感じていました。

いいえ、弊社の所在地が新潟県で従業員もその近郊に住んでおり、被害はないと考えられたこともあって、安否確認の連絡はしませんでした。営業開始日である1月4日からは、出勤した従業員と直接話し、被害状況を確認していきましたね。

フルタイムでない従業員も多いため、全員の安否確認が完了したのは1月8日。そこで「この安否確認のスピード感では、絶対に問題が生じる」と課題を感じ、システムの導入を検討しはじめました。

従業員の安否状況が分からず、必要な対応やサポートができないことはもちろん、事業にも大きく影響があると感じました。

私たちの事業所は、スノーピーク本社のさまざまな部署から業務を受けており、それぞれに設定された納期に応じて、どの作業に何人の従業員を配置する、といったスケジュールを組んでいます。そのため、従業員の安否確認を迅速に進められないと、作業スケジュールも組めず、事業運営に支障をきたします。作業がストップしてしまうことで、売上などにも大きく影響があるでしょう。

もし作業できる従業員が足りない日があると分かれば、納期や作業スケジュールを調整したり、すでに出勤している従業員に残業を頼んだり、といった処置がとれます。処置が遅くなればなるほど業務対応も遅れてしまうため、有事の際は一秒でも早く安否確認を進める必要があり、安否確認体制の強化が必要だと考えました。

部署や役職などユーザーをカテゴリーで分類して、それぞれに一斉連絡ができる点が大きな決め手でした。私たちの事業所にはさまざまな部署があり、業務も多岐にわたります。かつ従業員に限らず、ご家族といった緊急連絡先の方に連絡をとる必要性もあるため、カテゴリー別に情報発信できる安否確認サービス2は魅力的だったんです。

また、回答状況が自動で集計されスマートフォンからも確認できるといった使いやすさはもちろん、年に一度「全国一斉訓練」を実施している点、初期費用・解約費用がなく導入するハードルが低い点も選んだ理由ですね。

現在は、安否確認訓練に活用しています。安否確認サービス2導入後すぐ、システムを従業員に周知し、予告なしの安否確認連絡を実施しました。残念ながら回答率100%とはいかなかったのですが、「連絡、届いていますか？」「こうやって回答してくださいね」と従業員に利用方法を伝える良い機会となりましたね。

今後も月に一度、安否確認の訓練を実施しようと思っています。また、平常時においても、勤務時間や業務内容の変更があれば、それらの連絡事項を安否確認サービス2を活用して伝えています。

弊社はシフト制で従業員によって勤務日が異なるため、連絡事項を全員に直接伝えるのが難しいんです。安否確認サービス2を導入したことで、全従業員に一度に連絡できる手段ができ、その課題も解消されました。

まず、部署や役職といったカテゴリーごとに分類して一斉連絡したいという会社におすすめしたいです。弊社の場合、従業員にくわえ、従業員のご家族もユーザーとして登録しているため、「従業員」「ご家族」などのカテゴリー別に内容を変えて一斉連絡できることがとても便利だと感じています。

また、弊社のような事業所のほか、年齢層が高めの会社などITリテラシーが低い方がいる会社にもおすすめです。メール・アプリを使い慣れていない方も多いと思いますが、安否確認サービス2なら、ボタン一つで簡単に回答できるため、操作に困ることがなく、迅速に安否確認を進めることができますよ。

※掲載内容は取材当時のものです。