横田さん：文具・事務用品やオフィス家具を製造・販売すると共に、自社ブランドにこだわらずオフィスに必要なモノやコト、サービスの提供も行っています。従業員数は1457名、関連子会社が属するプラスグループ全体では8,108名在籍しています（2023年12月31日時点）。私は総務部に所属し、安否確認サービス2の導入・周知を担当しました。

辻村さん：私は総務部長兼危機管理室長、ならびにリスクマネジメント委員会の事務局長を務めています。災害といった緊急事態発生時に、対策本部を立ち上げて全社の指揮をとる立場です。

遠座さん：私は総務部 兼 リスクマネジメント委員会の防災・反社会的勢力分科会長を務めています。安否確認含め有事の際の対応を担当しています。

横田さん：当グループでは、12年ほど前からシステムを活用し安否確認を実施していました。だた、以前導入していたシステムは管理者の人数によって料金が変動するものだったため、グループが拡大し管理者が増えたことでランニングコストが膨大になっていました。

辻村さん：また、システムのカスタマイズ性が低い点も悩みでしたー当グループの連結子会社は、それぞれ事業内容やオフィスの所在地、プライバシーポリシーが異なります。そのため、安否確認を実施する条件や対象地域、連絡手段を会社独自で設定したいという要望がありました。

しかし、以前のシステムは、会社ごとに設定を変更するには管理アカウントを分ける必要がありました。ただ、そうするとグループ全体の安否状況を確認するのに、手間と時間がかかります。そのため最終的な判断としては、管理アカウントは分けず、全社共通の設定で進めることに。使いづらさを感じているグループ企業も多かったと思います。

遠座さん：多機能なシステムでしたが、管理者としても正直使いこなせていなかったと思います。コストもそれなりにかけていながら、機能も使いこなせず、安否確認作業に多くの手間がかかる。費用対効果の低さに課題を感じていました。

辻村さん：まず当社の役員から「安否確認サービス2について、詳しく話を聞いてみないか」と打診され、以前のシステムとの比較検討をはじめたという背景があります。役員自身は知人から安否確認サービス2の評判を聞いたようで、私たちも機能や料金プランに魅力を感じたため、『30日間の無料お試し』を利用してみることにしました。

その結果、最終的に安否確認サービス2へシステム移行するのですが、決め手になったのは2つ。

まず、「低コスト」であること。安否確認サービス2は管理者が増えても料金は変わりません。システム運用にかかるコストが下がりました。

次に「機能性」。安否確認サービス2のエンタープライズプランは、グループ会社と共同利用できます。会社ごとに設定をカスタマイズしつつ、グループ全体の安否情報を集約し確認することも可能です。効率的に安否確認を行えるようになりました。

そして、『掲示板機能』や『メッセージ機能』も用意されており、SNSのような手軽さで従業員とやり取りできるのも魅力でした。情報共有が手軽に行えるため、災害発生時のコミュニケーションツールとしても活用できます。

横田さん：導入当初、「安否確認システムはここまで進化していたのか」と驚いたのを覚えています。正直なところ、はじめはシステム移行の必要性をそこまで感じていませんでした。以前の安否確認体制に課題を感じていたとはいえ、移行にかかるコストや手間を考えて慎重になっていました。

ですが、コストも下がる、安否確認システムとしても使いやすい、コミュニケーションツールとしても利用できるとなれば、安否確認サービス2を導入しない理由がないなと思いました。システム移行の手間とコストはあっても、中長期的に考えればメリットのほうが大きいと判断し、導入を決定しました。

横田さん：災害時の安否確認にくわえ、訓練にも活用しています。

安否確認サービス2を導入し半年ほど利用するなかで、グループ全体で計5回の安否確認訓練を行いました。一番最近の訓練では、ほかの安否確認システムを使用している会社も参加しており、定期的な訓練でグループ全体の防災意識が高まっていると実感しています。

令和6年能登半島地震が発生した際、地震発生から約2時間後には対象地域に在住している全従業員の安否確認が完了しました。その後も余震が起こるたびに安否確認が実施されたことで、従業員の状況を継続的かつ迅速に確認できました。

安否確認サービス2の掲示板機能を活用し、「帰省や旅行で一時的に対象地域に滞在している者がいるかどうか」を確認したことも、漏れのない安否確認を実施できた理由のひとつです。システムの機能をうまく使い、盤石な安否確認体制を構築できたと思います。

横田さん：従業員から「使いやすくなった」と反響があります。

以前のシステムは操作方法が分かりづらく、使いこなせないという不満の声がありました。

その点、安否確認サービス2は直感的に操作できます。従業員から操作や設定方法について問い合わせを受けることもありますが、『操作ガイド』を使って説明すればすぐに理解してくれます。

以前のシステムと異なり、UIデザインが直感的に分かりやすいものになったため、掲示板やメッセージ機能を積極的に利用する社員も増え、災害時の情報交換ツールとして定着してきました。

辻村さん：会社ごと、従業員ごとに安否確認の対象地域を登録できるため、長期出張や帰省の場合は、その地域を登録する運用方法も検討しています。安否確認体制をより盤石にしていきたいですね。

遠座さん：9月1日の「防災の日」に安否確認サービス2の利用者を対象に行われている『全国一斉訓練』に、当社も積極的に参加し、社内の防災意識をさらに高めていきたいと考えています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。