中村さん：安否確認サービス導入前の弊社は、防災対策に不足が多く見られる状況でした。しかし、東日本大震災を経て、会社としてこのままではまずいだろうとBCP策定を進めることに。

その第一歩として、まずは安否確認の体制の再構築から始めたんです。さまざまシステムを検討するなかで安否確認サービス2の前身である安否確認サービスにたどり着きました。

中村さん：当時は電話による緊急連絡網を回し、結果をExcelで集計するという方法でした。基本的には各部署の責任者に連絡を任せていたのですが、連絡漏れなどが発生するため、総務からも従業員全員に連絡していました。そのため、かなり時間と手間がかかっていたんです。

そもそも災害時には電話がつながりづらく、また、自分が被災している時に会社からの電話に対応するかと言われればしない人も多いでしょう。そういった背景もあり、従来の安否確認体制は機能しているとは言えないものでした。この問題を解決するためにも、管理者と従業員どちらの負担も少ないシステムを求めていました。

中村さん：一番の決め手は費用面です。

弊社では、複数の都道府県を行き来して営業活動をしている従業員も多く、在籍地域以外の場所にいるときに被災してしまう可能性もあります。そのため、GPSを基準に対象者に安否確認を送ることができるシステムも検討したのですが、プライバシー保護と個人情報管理の観点から考えるとリスクが大きく、また費用も高額になります。

安否確認システムは活用できる場面が限られていることもあり、そこまで費用はかけられません。そのため、費用感のあうシステムのなかから、セキュリティが強固なもの、弊社の課題にあわせて設定をカスタマイズできるものを調べ、比較検討しました。

その結果、操作性やカスタマイズの柔軟性、セキュリティへの信頼性、災害が起きた時にシステムが停止しない安全性など総合的に導入するメリットが大きいと感じたのが、安否確認サービスだったんです。実際に活用を始めたところ想像以上に効果的で、10年以上利用を続けています。

中村さん：地震などの災害時における安否確認やその訓練で活用しています。

弊社では、震度5強以上の地震が発生した場合、該当地域の事業所に在籍している従業員に自動で安否確認通知が送信されるよう設定しています。営業範囲が広い本社の従業員に対しては、在籍地域だけではなく、営業範囲内で地震が発生した際にも通知が送られるように設定し、安否確認に漏れがないようにしました。

また、システム導入に伴ってBCP策定も進め、災害時に必要な対応などもまとめました。地震発生時点で対策本部を立ち上げ、従業員の安否情報はそこで集計するようにしたんです。

しかし、導入してから数年は幸いなことに大きな地震が発生しませんでした。安否確認サービスを活用する機会もなく、導入時に決めたBCPが形骸化。防災訓練や従業員への周知もほとんどできていない状況でした。

中村さん：そうなんです。そのことが会社としても問題になり、さらに首都直下型地震など大災害が発生するリスクも年々高まっていると考え、あらためて安否確認を含むBCP策定に力を入れることになりました。

青野さん：私は、BCPの形骸化が問題視され始めたタイミングで安否確認サービスの運用担当になりました。ちょうどその時期に、安否確認サービスもリニューアルがあり、安否確認サービス2に切り替わったんですよね。

タイミングが重なったこともあって、この機会に安否確認サービス2の社内周知を進めるべきだと担当者内で話がまとまり、オンラインでの全部署対象の説明会を開催。そこで、安否確認サービス2の基本的な使い方や、掲示板機能などの活用方法、管理者に対しては集計結果の確認方法などを一通り説明しました。

青野さん：安否確認の回答率に顕著な変化がありましたね。導入して数年の間は、安否確認システムを利用しての回答率は60％に届いていなかったんです。

ですが、先に述べた説明会のほか、新入社員研修時にBCPの重要性を説いたり、年2回の安否確認訓練を実施したりすることで、関東圏における安否確認訓練の回答率は90％近くまで上昇し、地方では100％に到達するように。直近の令和6年能登半島地震でも、安否確認の回答率は100％でした。

髙水さん：ITやシステムに関する専門知識がなくても、簡単に運用できるのでとても助かっています。直感的に操作できるので、少し学べば誰でもすぐに運用できるようになるんですよね。

安否確認への回答もメールやアプリの回答欄にチェックをつければ完了。時間としては1分もかからないため、回答率が90〜100％と高い水準に改善されたのだと考えています。

また、集計の簡易さも魅力です。私は令和6年能登半島地震が、安否確認サービス2を実際の災害で運用する初めての機会でした。訓練で活用していたとはいえ不安でしたが、回答が自動で集計され結果が一目でわかる状態になっていたため、状況を正確かつ迅速に確認できました。運用担当者としての負担はほとんど感じませんでしたね。

安否確認サービスを導入する前は、連絡から集計に至るまでの全ての作業を人力で行っていたことを考えると、間違いなく安否確認の体制は改善されているとおもいます。

中村さん：とても満足しています。災害時に自動で安否確認が行える仕組みが整備できました。地震などによって万が一会社の通信機器やシステムがほとんど停止してしまったとしても、クラウドサーバーで動く安否確認サービス2は止まることがありません。掲示板機能などもあり従業員への連絡手段としても使用できるため、「災害時でも連絡手段が確立されている」という安心感は大きいですね。

今後はシステム周知をさらに進めたいです。まずは全地域で安否確認訓練における回答率100％の達成を目指す。そのために、質の高い訓練の実施や社内教育を徹底していきます。

また、BCP全体もアップデートしていくことを計画しています。安否確認訓練を通して会社全体の緊急時対策の当事者意識を高め、さらに対応内容を全て明文化。いざという事態が起きた時に、「会社と従業員を守る体制」「止まらないNOHARA」を実現していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。