山崎さん：チャットツールを活用していました。会社や工場のある地域で災害が発生した場合、まず人事部の担当者から、安否情報の報告を依頼するメッセージを従業員に送信。その依頼を受け取った従業員は、用意されているシートに自分の安否情報を入力するという流れでしたね。

山崎さん：従来の安否確認は、作業全てを従業員が手動で対応する必要がありました。令和6年能登半島地震を受けて、この体制には大きな問題があると気付いたんです。

たとえば安否確認の担当者が被災してしまった場合、従業員に安否確認のメッセージを送れなくなってしまいます。また、回答する従業員にとっても、災害時にチャットツールを開いてメッセージを確認して安否状況を手入力するのは大変でしょう。

それともう1つ。以前は、担当者が災害の規模を確認したうえで、「安否確認を行うかどうか」を判断していました。そのため、安否確認を実施するまでに時間と手間がかかる体制でした。

実際に令和6年能登半島地震では、元日で担当者が休みだったことや、詳細な情報がなかなか把握できなかったこともあり、安否確認を開始するまでに地震発生から2時間もの時間がかかってしまったんです。

幸い従業員に被害はなかったものの、安否確認体制の弱点が露呈し、この体制を続けていては従業員を守る企業として問題があると考え、安否確認システムの導入を決定しました。

山崎さん：年が明けてからすぐに安否確認システムを選定し始めました。

社内で「トヨクモという会社が安否確認システムを提供しているらしいから、その会社から調べてみよう！」という流れになり、トヨクモの安否確認サービス2の料金や機能をベースとして、合計3つのシステムを比較検討したんです。

正直なところ料金や基本的な機能では大きな差は感じられませんでした。しかし、最終的には、安否確認サービス2が最も使いやすく弊社に適していると判断し、導入を決めました。

山崎さん：回答機能です。

安否確認サービス2は、PC、スマホ、タブレット、ガラケーで使用できます。弊社にはガラケーを使用している従業員もいるため、デバイス問わず扱いやすい操作性に魅力を感じました。

また、スマートフォンを利用する従業員が増えるなかで、LINE連携機能によって得られる恩恵の大きさを感じています。迅速に回答できるのはもちろん、従業員が機種変更をした際もLINEアカウントさえ引き継げば、新しいスマートフォンでも安否確認サービス2をすぐに利用できます。システム登録の抜け漏れがなくなるため、これは便利な機能だなと。

このように、安否確認サービス2は細かな点ですが、使いやすそうだと感じるポイントが多くありました。できるだけ早くシステムを導入したかったこともあり、ほとんど即決する形で安否確認サービス2を導入しましたね。

宮内さん：はい。安否確認の重要性については以前から社内でも声があがっていたのですが、能登半島地震を受けてその声がより強まりました。

じつは、以前の安否確認体制を作ったのは東日本大震災がきっかけだったんです。しかし東日本大震災以降、弊社の本社や工場がある地域では大きな災害が発生していなかったため、改善点も改善の必要性もわかっていませんでした。

令和6年能登半島地震ではじめて安否確認を実施して、問題が明らかになったんです。弊社は拠点が複数あり災害に遭うリスクが高いことも考え、少しでも早く安否確認体制を強化しようということでのスピード導入でした。

今回は導入検討開始から約1ヶ月での導入でした。ご契約までの流れを簡単にご説明お願いします。

宮内さん：正月休み明けの1月上旬に取締役の提案を受けたあと、1週間ほど他社のシステムと比較検討を行い、安否確認サービス2の試験導入を決定。

1月下旬に人事部内でテストしたところ、「回答する従業員側はログインが不要」「安否状況の報告は、届いたメッセージをクリックするだけ」、「安否確認連絡の配信から回答結果の集計まで自動で行える」など想定以上の使いやすさを実感しました。

その結果を2月上旬に社内に報告。「実際に試して、必要な機能が確認できたならOK」と社内稟議もスムーズに完了し、導入に至りました。

山崎さん：まだ実際に活用した場面はありませんが、もともと抱えていた2つの課題は解消できる見込みです。

安否確認サービス2では、事前に設定しておくことで災害が発生した際に、該当地域にいる従業員へ安否確認メッセージが自動送信されます。そのおかげで、メッセージを送る手間がなくなりますし、万が一本社機能がストップしたとしても安否確認が行えます。

また、安否確認の実施基準も設定でき、基準を超える災害があった場合は自動で安否確認を実施してくれます。そのため、担当者による安否確認を行うかどうかの判断も不要になりました。

山崎さん：「どんな会社にでもおすすめ」というのが率直な感想です。

安否確認サービス2を導入することで、人を雇うよりも安い金額で、盤石な安否確認体制を実現できます。大企業だけでなく、中小企業も導入しやすいと思うので、全ての企業におすすめしたいですね。

山崎さん：安否確認サービス2の社内周知を進めたあとは、定期的に安否確認訓練を実施する予定です。

これには、安否確認サービス2の使い方を全従業員に把握してもらうほか、全社の防災意識を向上させる狙いもあります。今年で東日本大震災から13年。弊社の宮城拠点は東日本大震災を経験したことで、社の中でもとくに防災意識が高くなっています。その高い意識を、全社共通のものとしたいですね。

そのために、訓練を繰り返すことはもちろん、備蓄品の整備や帰宅困難者への対応方法の検討など、会社としての防災対策を常にアップデートしていきます。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。