三星さん：ＪＢＣＣホールディングス株式会社 取締役という立場で当社グループのBCP委員長を務め、傘下の10の事業会社を含むグループ全体のBCP策定や改善、安定した事業継続を実現するための具体的な施策を推進しています。IT企業である当社グループは、北海道から沖縄まで全国に47の拠点を展開しており、各地でいつ、どのような災害が起きても対応できるように準備をしたいと考えています。製造業のように工場は所有しませんが、24時間365日対応可能なITインフラ環境の運用センターやヘルプデスクを東京と名古屋の2か所に構え、事業継続を最優先に考えています。

大槻さん：BCPについては、グループ内の各社からメンバーを集めてBCP委員会を発足し、グループ全体のBCPや災害対策を行っています。その中で、私は安否確認の運用管理を担当しています。その他、通常の業務としてはグループのバックオフィス業務を担っています。

野村さん：私は、安否確認サービス2における社員データの更新、メンテナンスを担当しています。弊社では入職者の情報はその日のうちに安否確認サービス2に登録する運用をしています。退社についても、リアルタイムで消去しなければならないため、安否確認サービス2のメンテナンスは日常業務に近いですね。情報はCSVで取り込むことができ、作業は非常に楽なので助かっています。

大槻さん：東日本大震災を機に本格的にBCPの策定に注力し始めました。安否確認システムの導入をはじめ、災害対策のコンサルタントを受けた上で初動対応プロトコルを作るなど10年近くかけて作り上げてきたので、骨組みとしてはほぼ課題はないと思っています。ただ、BCPというと地震ばかりに意識を向けがちですが、線状降水帯や豪雨、場合によってはパンデミックやテロ、弾道ミサイルなど地震以外の事態に対して無防備な部分があると感じています。BCP委員会の中でも、それらに対してもう少し掘り下げる必要があるのではないかと話しているところです。

三星さん：安否確認サービス2を導入する前は、自社で開発した独自システムを使用していました。しかしクラウドサービスではなく、オンプレミスのサーバーで運用していたため、手動でしか安否確認メールが送信できないという課題を抱えていました。また、双方向のコミュニケーションができず、利用する社員からも回答方法が難しいという声が多く挙がっていたため、そうした課題を解消するために安否確認サービス2を導入しました。

大槻さん：手動送信であることが、自社開発システムの最も大きな課題だったと言えます。夜中に地震が起きたとしても、担当者が起きてパソコンを立ち上げて送信するという作業を行わなければ誰にも安否確認メールが届かないわけです。さらに、非常に作りこまれている分システムが属人化している、運用上所属部署をまたいで兼務できない、安否確認以外のコミュニケーションが取れないなど多くの課題がありました。当時、私はＪＢＣＣホールディングスの経営企画部に所属しており、稟議書を作成する立場にいたため、そうした課題を並べ、安否確認サービス2で全て解消できるということをプレゼンしました。もちろんコスト面も検討要素の1つではありますが、抱えている課題をこれだけでクリアできるなら、というように費用対効果に焦点を当てることで採用されたという流れです。

三星さん：1番のポイントは、運用がクラウドであるということです。オンプレミスと比較した際、災害時でもシステムの安定稼働が期待できる、担保されているというのは大きな魅力だと思っています。また、操作性や機能面が充実していること、何よりそれらが常にアップデートされ最新の状態が保たれているという点は安心感が大きく、豊富な導入実績も安否確認サービス2を選ぶ際の後押しになりました。

三星さん：地震や豪雨等、自然災害発生時の社員の安否確認に加え、コロナ禍においては社員の体調確認や自身や家族の罹患状況の把握等にも活用しました。ただ、当社は実質定年制を廃止し、年齢に壁を設けず働ける制度を整えていることもあり、新しいシステムを導入すること、ツールを操作することに時間がかかるケースがあります。その中で、安否確認を「人の命にかかわる重要なこと」と捉え、「誰も取りこぼさない」対応を目指し全社教育を複数回実施しました。また、社内にはスマートフォンを所有していない社員も一定数いますが、ガラケー、タブレット、パソコンなどあらゆる利用ケースに配慮し、休職中の社員については上司が代理応答できる仕組みを作るなど、社員全員の安全が守られるBCP対策を実現しています。

大槻さん：コロナ禍では、全社員の体調管理のために安否確認サービス2を活用していました。万が一感染者が出た場合は事業所だけでなくお客様にも影響があるので、毎週月曜日の午前10時に発熱の有無、感染状況などを把握するためにアンケートフォーム付きメールの送信をしていました。社内全体の状況把握をするのに非常に役立っており、そうして繰り返してきたことが、トヨクモさんが主催する全国一斉訓練の結果にもつながっているのだと実感しています。

野村さん：弊社では毎年7月と2月の2回、定期的に全社訓練を実施してきました。その積み重ねが社員全員の防災意識の高さにつながっていると思います。以前のシステムでは一度にメール送付できる数が決まっていたため、数百名ずつに分割して半日がかりでメールを配信していたんです。それが、安否確認サービス2では瞬間的かつ確実に全社員にメールが届くのですから、非常にすばらしいと感じています。

三星さん：社員からは、使い勝手がよく、導入当初から迷うことなく操作できたという声を聞いています。また、運用側であるBCP委員からも、グループ全体の集中管理ができ、管理者として状況の把握ができる点がよいと評判です。機能が定期的に更新されるのも非常に安心できると感じています。

大槻さん：もちろん、災害発生時に迅速に安否確認ができるということが1番なのですが、他にトヨクモさん主催の全国一斉訓練に参加できるというのも非常に大きなメリットだと捉えています。安否確認システムは導入することが目的ではなく、いざという時に社員が抵抗なく回答できる状態にしておくことが大切です。そこで、社員が適切に回答できるよう慣れてほしいと考えた時に、開発元であるトヨクモさんが実施してくれる全国一斉訓練を活用しない手はありませんよね。それに加えて、全国一斉訓練に参加することで、客観的に自社と他社を比較できるという点にも魅力を感じ、導入から変わらず参加させていただいています。

三星さん：これまで地道に取り組んできたことが成果として表れ、今回このような素晴らしい賞を受賞することができて大変光栄に思います。BCPについてはプロの意見も取り入れながら、常にブラッシュアップをしてきました。社内訓練も災害対策本部とCMTの連携等、実践形式で定期的に行うなど「本番で本当に役立つ訓練」にするために、網羅的な取り組みを実施してきました。今回の受賞に甘んじることなく、今後も精進していく所存です。

全社の取り組みとしては、社内イントラネットで回答率や回答時間などの訓練結果を公表し、全社員にフィードバック、共有することで各自が自分事として捉えられる工夫をしました。また、BCP委員のメンバーを2〜3年ごとに3割程度入れ替え、常に一定の割合で新たな人材を入れていくことで、BCP委員がより「生きた組織」になると考えています。BCP委員経験者が現場でアンバサダー的な役割も担ってくれていて、社員の意識の底上げに寄与していると感じています。

三星さん：近年気候変動は加速し、世界各地で異常気象による被害が後を絶ちません。安否確認訓練の想定災害は地震を中心に行ってきましたが、今後はこれまで想定していなかったような災害や情勢も視野に入れて行く必要があると感じています。大雨や集中豪雨、さらにはコロナ禍の教訓もいかし、パンデミック等にもスムーズに対応できるよう、訓練やプロセスをブラッシュアップしていきます。また、IT企業である私たちならではの強みをいかし、例えば気象庁から提供される気象データとAIを組み合わせて、事業所・拠点がある地域の天候の変化を予測し、迅速な警報発令や安否確認につなげられないかと考えています。そうした仕組みづくりにも挑戦していきたいと思っています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。